勤め先のアナログ事務を少しでも改善した、会計ソフト導入までこぎつけたなどの体験談を教えてください。

Question

勤め先のアナログ事務を少しでも改善した、会計ソフト導入までこぎつけたなどの体験談を教えてください。経理を担当していますが、請求書・経費申請書等を手書きで伝票起票→（約20年前の）事務処理専用機器に同じ内容を入力→各勘定科目ごとに大学ノートへ転記、手形管理簿も手書きなどなど。
特に20年前の事務処理機器は大変使い勝手が悪く、時間がかかりイライラします。

まだ転職して半年もたっていないですし、前任の方たちがその方法で問題なくやってきているので、改善の提案や相談はしていません。しかし前就業先のシステムが結構整っていたところなのでギャップがいつまでも拭えません。いつかは変えていきたいと思うので体験談をお聞かせください。

Answer 1

社長は年配の方ですか？経理の前任者はもう退職されましたか？顧問税理士は年配の方ですか？
なんだかんだで結局、古い頭の方がいなくなるのが一番です。
税理士はまぁいいですが、経理の古い方がいるとなかなか進みませんね。定年退職しているのだとすれば、あとは社長次第でしょうか。新しいパソコンや会計ソフトに理解を示さないなら、なかなか大変そうです。

経験としては、社長夫妻が会長夫妻になり息子夫妻が新しく社長夫妻になった会社で、パソコンの使えないお局さんの経理の方が辞めて新しい社長の奥さんが経理をやるようになって、手書き書類が全てなくなり、電卓ミスによる計算誤りがなくなり、事務スピードが10分の1くらいになりましたね。会計事務所の手間も10分の1くらいになりました。

Answer 2

無料の会計ソフトは有ります。
私は社長がパソコンを買ってくれたので自分で色々と作りました。
ネットの環境も整えてくれました。
しかし、貴方はパソコンすらなさそうです。
変更するなら次年度からです。
貴方には出来ますか？

Answer 3

熟考を要しますね。

あなたがこの先、その会社に十年、二十年というスパンで奉公するつもりであるなら、改善を進めるべきですが、かき回すだけかき回して辞めて行かれる方もいます。

会社には様々な年代の方が居て、考え方だけでなくスキルに大きな差があります。

私が進めた会社の改善策では、お金のかかるシステム導入に関しては、金額と労力、メリットとデメリットなど、自分で思いつく限りの事をノートに書き出しました。
その後、自分だけの視野ではなく、他の従業員とも話をして、ノートに書いた事を修正していきました。
最終的に、メリットの方がはるかに大きいと判断したもののみを、データと文書にて上司に提出して承認をいただく。
そういう方法をとりました。

私は入社してまだ3年余りですが、既存のｐｃ環境の有効活用や新しいシステムの導入、業者担当や営繕担当など社内の役割整備、業務の効率化など様々な環境整備に着手させて頂きました。

今後辞めることなく、会社の利益になる人材であるという事を印象付け、信頼を得たからこそでき得ることだと思っています。

とにかく、思い付きではなくしっかりとしたプランを提示して、環境を整えてください。

Answer 4

私の場合は、古い人ばかりでpc導入したいからと言う理由で採用されて、好きなようにシステム化して欲しいと言うことで、経理関係はなんとか奉行ってのを導入しまさた。

が、顧客管理は、暇をみて自力でデータベースつくりました。

未集金が減り、事務員パートを雇わなくなりました。

ただ、お金がかかることだから、上司とよく話し合いですね。