納期調整という仕事についてアドバイスをお願いします。 メーカーの営業事務として勤めていますが、「納期調整」が苦手です。…

Question

納期調整という仕事についてアドバイスをお願いします。
メーカーの営業事務として勤めていますが、「納期調整」が苦手です。

理由としましては、以前営業事務として受発注業務をしていた際、リードタイムを設けて余裕をもって運送便に依頼したり、宛先も到着日も間違えずこちらが依頼したとて、運送便の事情で希望通りの納品日に商品を届けられないということが何度もあり、精神的に参って苦手意識を持ったのが原因です。

１.納品日当日に顧客から「まだ商品が届いていない」と言われ、
運送便に確認したら「荷物がいっぱいでまだ納品先に到着していない」と言われる。
２.納品日当日に運送便から「今日届けられるかわからない」と言われる。

なので大型連休で自分が休んでも、連休明けに顧客から「荷物が届いてない」とクレームの電話が来るんじゃないかと気が気でないです。
上司に相談しても「運送会社に念入りに言っといて」ぐらいしか言われません。

もちろん運送会社にも2024年問題や人手不足など事情があるのは承知しています。私としては、顧客から「納期は８月１～３日の間に届けて」と言われるのが理想です。

納期調整のお仕事をされている皆さんにおうかがいしたいのですが、
皆さん同じような働き方ですか？
何か対策などされていますか？アドバイスなどあれば教えていただきたいです。

Answer 1

お疲れ様です。
うちも同じような事をしてます。
これは、もう事前に（面倒ですが）
お客様に、運送会社の事情でどうにもならない事を
伝えてます。
どうしてもの納期で配達して欲しい時は
別料金をかけて、チャーターなどの手配になる事を
懇々と説明します。
もしくは、運送会社の希望の営業所で荷物を止めて
自分で取りに行ってもらうか。
ただ、途中の中継点で遅れが出るとこれも
どうにもならないです。
だから、それもこれも本当に面倒ですが
説明します。そうしないと、どうなるか
配達当日にならないとこっちもわからないんですよね。
保険じゃないですけど、うちではどうしようもないを
連呼して、最悪のケースで話します。
特に時期によっては、最近は１週間くらい平気で
配達を伸ばしたりしますのでね。
こっちも事情がありますが、相手も事情があるので
確約するためには、誰かが受け入れないと進まないですよね。
自分のところじゃ、配達日の確約はできないとなると
お客さんに折れて受け入れてもらうしかありませんよね。

Answer 2

近年は特に遅れますからね…。
郵送状況により１、２日は変わることもありますっていうしかないでね…。

私は逆に納品を受ける方ですが、ギリギリだとヒヤヒヤします。

Answer 3

「運送便の事情で希望通りの納品日に商品を届けられないということが何度もあり、精神的に参って・・」←単純にお客様へ連絡する際に+3日～5日など、今までの納期が遅延するであろう予測分をプラスしてお客様へ伝えれば良いのではないでしょうか？時節がら運送業界の人員不足などの問題が常態化しているので、予定納期+3日～5日としてお客様へお伝えして、状況によっては少し早まります～、で良いでしょう。余程の事が無い限り予定より早く納品されて怒る人はそうそういませんので。遅れることが常態化して目に見えているのであれば、真面目にその通りお伝えすることはないでしょう。どうせ先方はわかってないのですから。