こんな職場（事務）で段取り良く仕事をし、残業しないためには？ お世話になります。 今の職場で事務仕事をして10年…

Question

こんな職場（事務）で段取り良く仕事をし、残業しないためには？

お世話になります。
今の職場で事務仕事をして10年。今年から家族介護の事情で残業が全くできなくなりました。
今までは、段取りが悪くても好きなだけ残業をしてカバーできました。これからは残業が全くできない、つまり段取りミスが許されないわけで、大変なプレッシャーを感じています。ではしっかり仕事をすれば良いだけではないか！と思われるかもしれませんが、職場と私の性格には次のような特徴があり、精神論で自分に喝をいれただけでは、解決は難しい気がしています。実際この10年問題は解決できていません。私には何か欠けている気がしますが、自分でも分からないし、家族や同僚も気を遣ってか指摘してくれません。アドバイスをいただけませんでしょうか？

◯職場の特徴
・役所的な硬い事務の職場→緊急性、重要性の高い低いに関わらずどれも丁寧にやれという風土。優先順位の指示はない。
・7人で担当を割り振り同じ仕事をするがやり方は個々に任されている。→皆同じ仕事をしているが職人気質で安易に助言をし合わない。先輩や同僚に良いやり方を質問してもはぐらかされる。また同僚の中には非効率なやり方をしている者もおり、安易に真似すると失敗すると可能性あり。
・仕事は一年のスパンで実施。年度末の締め切りに間に合えばよい。→年度途中の進捗を上司に管理されることがなく、万が一進捗が遅れていても指摘されない。そもそも性質上年度後半にならないと手がつけられない案件もあり、年度末に残業せずバーっと処理することができる人もいるからかも。私は年度末に近づいて初めて自分が遅れていることに気づき、そこからバーっと処理できると思いきやできず、長時間残業をして仕事を終わらせた過去があり。
・年度の前半は余裕があったのでそのときから少しずつ進めていれば年度末に残業しなくて済んだのにと後悔すること多し。一方、残業は好きなだけでき、残業により上司の評価が下がることはないので、上司も残業しないようアドバイスをくれることはない。
・毎年同じ仕事をするわけではなく、2年おきぐらいに異動あり。仕事の内容はがらりと変わり素人状態からスタートするため段取りを学んでも異動後はまた一から新たな仕事での段取り方法を確立しなければならない。分からないことが分からない状態で、自分の段取りミスにさえ気づけないまま時間が過ぎることが多い。なお、異動後も上記の職場環境や風土は共通。

◯私の性格
・完璧や丁寧さを求めがちで、失敗するのが怖くて手をつけられず、周りがやるのを真似しようとして、結果的に着手時期が遅れる。
・手を抜くのが苦手。どれもまじめに丁寧にやろうとしてしまう。
・人当たりは良い方でまじめに見られるので、周りからは「ちゃんとできていそう」と安心されがち。それに甘えてわかったふりをしてしまうことも多い。
・消極的で突っ込んだ質問することが苦手。
・瞬発性がなくのんびりとしていて、1年仕事をやってみて初めて、仕事の意義や必要性、手の抜きどころなどを理解することが多い。
・目の前の仕事をこなすのは割と早いので、勤務成績は悪くはない。重要で緊急性の低い仕事を先送りにしがちだが、これまで残業でカバーしてきたので、これも上司に怒られることはなかった。
→同じ時期に異動してきた同僚は残業せずにこなせていたので、私自身のやり方に相当な問題があると思われるが、残業して解決してきたたため、改善のきっかけを逃してきた。
・「仕事が遅れていそうな気がして不安」と年度途中に上司に相談したことがあるが、「がんばってください」と言われ安心してしまった。上司としては残業が発生しようがしまいが関係ないので、効率的なやり方をさせようという意欲はなさそうだし、私は相談したことで安心し、その後期限が近づいて切羽詰まらないと事の重大性に気付かなかった。
・これまでは1年目は残業しても仕方ないと頑張っていたか、これからは介護の事情で1年目でも残業できない、精神的に追い詰めらている。

◯自分で考えた解決方法
・仕事の優先順位を上司によくよく確認する。→初めての仕事で、手を抜いてと構わない部分を見極めたり上司から聞き出すコツはありますか？
・緊急性の高くない重要は、仕事のリミットを自分で設定。分からないからと先送りせず、早めに手をつけてみて自分が処理に要する時間を早めに把握。→期限間近にならないと切羽詰まらない性質をどうしたら改善できるのでしょう？
・進捗を上司に報告し、アドバイスを引き出す。頼りなく心配されやすいキャラクターになる？残業が絶対できない！アピールをし、その上で上司のアドバイスを受ける。

細かくてすみません。段取りの問題なので、努力や精神論だけではなんともならず、大変困っています。
具体的なアドバイスをいただけると嬉しいです。よろしくお願いします。

Answer 1

貴方の性格なんてどうでもいいんですよ、仕事に合わせることが出来るかできないかだけの事で、出来ないとなれば辞めればいいだけの事。
それを踏まえてもう１０年もやってきていると言う事は対応能力はあると言う事ですよね。
その中でこの仕事内容を読むと、どうしてプレッシャーを感じなくてはならないのか、此処が引っ掛かるんですよね、１０年もそれなりに同じ内容の事をやり続けて来ているんですから、どうしてプレッシャーがかかるのかチョットわかりませんね。傍から見れば、自分が好きなように好きなやり方で結果を出せれば何も問題が無いように感じられ、其れなのにどうして周りをそんなに気にするのか、人に教えてもらえないと言いながらあなたは人の成果を評価しているんですよね、ということは仕事が出来ないのに人の成果なんて判断なんて出来ないでしょうから、貴方は仕事は出来ると言う事になります。残業が出来なくなる事で周りの人間が残業しているのに、自分だけでは気が引けると考えているのであれば、勤務時間内で与えられた職分を全うできるのであれば、何も気にすることは全く無いんではないですか。きつい言い方をすれば、１０年も根を生やして生き続けて来たんですから、裏も表も知り尽くしているんでしょ、そのくらいの抜け道くらい知っている筈ですよね。八方美人的な考えは止めた方が良いよ、そうでなければ心臓に毛は生えてきませんよ。

Answer 2

１．仕事量を試算できなくては計画が立てられません。
２．計画が無ければ進捗管理ができません。
３．能力は増減しません。充てる日数で調整します。

要素を抽出するとたったの３つです。
どれが欠けても上手く行きません。
悩んで日数を消費するのではなく、１～３を徹底的に抜かりなくやってください。
「準備八割」とはそういうことです。

Answer 3

「はやい」にも２種類あります。
早い(時間) 仕上がりが早い
速い(速度) スピードが速い
もちろん速いより早いがいい。速くなくても早く仕上がればいいわけで。
で、速いを意識すると、遅く始めるので結果仕上がりは遅くなります。
速さで早さをカバーできるのは、ほんの少しです。
一番に「早さ」を意識すること。
まずここを押さえた上で、

早く仕上げるには、早くやり始めるのが一番簡単で効果的。誰でも出来る。
これに勝るものはないです。そこを肝に命じてください。

あと、聞く方が早いことは躊躇せずにすぐ聞く（回数は嫌がられない程度に）
メールより電話の方がはるかに早い。電話するなら朝。夕方だと明日になる。
など、同じことをやるにしても速くではなく早く終わる方法を考える。

そしてあとは、やっぱり手抜きです。
初めての仕事で見極めが難しいところもありますが、やっぱり手抜きしていかないとなかなか早くは仕上がりません。
手抜き箇所の見つけ方は、極端に短い締切を設定することです。
例えば、普通にやれば１週間かかる仕事があるとして、２日で終わらせる方法を真剣に考えるんです。
これが６日締切なら、早さより速さに意識が向くので、あえて極端に２日とします。
するとどこかで手抜かざるを得ないです。手抜ける箇所を必死に探し始めます。
例えば、自分の安心のためだけの見直し作業の多さに気付きます。正確さには見直しが要所要所で必要ですが、手抜ける見直し作業もきっとあります。
また、「この表いる？ないならないで作らなくても次にいける」って書類もたくさん出てきます。
また、手書きで十分な書類もたくさんあるはず。幸い１人仕事ですし。心配ならＰＣにスキャンしてＰＤＦ保存しておけばいい。
など、もっとたくさん時短可能なことが発見出来ます。
（実際に２日でやるわけじゃないですよ。頭だけです。探すための方法です）

と、いろいろ書きましたが、速さ２割 早さ８割 で段取りを考えてください。

Answer 4

いやはや
何と申しましょうか
そんな職場があるのですね（笑）
誰も教えてくれない状況で
方法は二つ

教えてくれるまでしつこく聞くか
自分で創意工夫をして頑張る

年度末までの仕事を
手をつけるのが怖くて・・・
それは愚の骨頂（笑）
早く間違えに気づけば
早く訂正できるのです
結論としては
とにかく出来るものは
後に回さずちゃっちゃとやる
その上でチェックしてもらえば
間違えていればやり直せるではありませんか
進捗も上司に漠然と聞くのではなく
ちゃんと提出して見てもらいましょう

あなた以外の人達は
面倒な事はしたがらないので
最悪な環境だと思いますが
そこそこお給料や福利厚生の良い場所なら
何とか頑張っていきましょう
周りに何と言われようが
あなたにやる気があれば
必ず克服できますよ
頑張ってください