会社の電話応対での相談です。

Question

会社の電話応対での相談です。現在派遣社員として一般事務の仕事をしています。（明日で3日目になります）

これまでに電話応対の経験が飲食店でのアルバイトでしか無く、ほぼありません。
しかし今勤めている会社は取引先が多く、電話がひっきりなしに掛かってきて正直かなり苦痛です。

電話の相手は全て他の会社相手で、営業社員に取り次ぐ電話です。

私が悩んでいることを箇条書きにすると

・取引先の会社を全く知らないので、社名を聞くだけで精一杯。
・フロアには50名以上の社員が居るが、座席表などが無いので社員の名前は一部しか把握していない
・フロアにどの社員が居るのかわからないので、電話中に電話越しの相手から取次を頼まれた自社の社員の名前も覚えなければいけない
・会社名が聞き取れなく、２回聞いても聞き取れない事がある。

会社の一般事務の社員さんには、とりあえず名前は聞き取れなくても大丈夫 と言われましたが、せめて会社名が聞き取れないと
取り次ぐ時に営業社員が困りますよね。
しかし、３回も聞き返すのは失礼に当たってしまうし・・・こういう場合はどうしたら良いのでしょうか？

また、取り次ぐ営業社員が不在の場合、どこの会社からなんて名前の方から電話が来たのか をその営業社員宛にメールを送るので聞き取れないと非常に困ります。

聞き取り方のコツとかってあるのでしょうか？
電話応対が向いていないと思いますが、まだ契約期間が残っているので悩んでいます。

何かアドバイスがありましたら教えていただきたいです。宜しくお願いします。

Answer 1

私だったら受けた電話のメモをもとに自分なりに社員と取引先のリストを作成します。
社名は職場に慣れると徐々に聞き取れるようになります。
2回目で聞き取れなかった方には、大変恐れ入りますがもう一度ゆっくりおっしゃっていただけますか？失礼いたしました。としっかり申し訳ないという事を伝えられれば大丈夫です。

仕事にしっかりと向き合おうとしている質問者さんならきっと出来るはず！！
頑張ってください（*^_^*）