職場での電話対応 22歳の男です。４月１日に部署異動で事務職に就きました。生産管理の仕事をしています。初めての事務…

Question

職場での電話対応

22歳の男です。４月１日に部署異動で事務職に就きました。生産管理の仕事をしています。初めての事務職です。
事務職なのでお客様から電話がかかってきた時は、電話対応をしなけれはなりません。一般事務ではないため、あまり積極的に電話はとらなくて良いのですが、担当の人がでれない場合は私がとるようにしているのですが、恥ずかしくて進んでとる事ができません。お客様と話す事が恥ずかしいのではなく、電話をしている自分の声が事務所にいる皆さんに聞こえてしまうのが恥ずかしいのです。事務所に私１人しかいなかったらハキハキした喋り方ができます。
慣れるには、電話にでるしかないと思うのですがこのような経験などされた事がある方はいらっしゃいますか?克服された方はどのような考え方で克服されましたでしょうか。

補足

皆さんご回答ありがとうございます。先日から勇気を出して電話にでるようにしました。
数回でてるうちにだんだん周りの事が気にならなくなってきました。

Answer 1

会社で仕事をすると多くの職場で電話応対があって焦るひとが多いですよね。

実は職場でも多くの人が同じ経験をされていると思いますよ。
周囲の先輩や上司は自分たちや過去の新人の経験で、十分にわかって見ています。

１つには慣れですよね。場数を踏むと、何とかなる自信がつきます。

もう１つの見方は、新人の立ち位置です。小さな失敗をしないことや、周りの社員から笑われないことも大切ですし、それは当人には大事です。
でも電話はいずれ嫌でも慣れます。とするといかに必要な応対ができるようになるか、言葉遣いを含め、プロとして相手の期待するレベルになることも大切ですよね。

電話応対は、かけた側からはその企業の応対なので、適切なら売上が増えたり逆に減ったりします。信頼につながりますし、そこで相手がもらす一言が本当には新しい商品開発のヒントなことすらあります。

電話応対による可能性はかなり大きいわけです。

としたら、プロとしては、個人の恥ずかしさもありますがちゃんと会社の信頼になり売上につながる方が良いですよね^^)
むしろみんなに聞いてもらっていろいろ言ってもらう方が、恥ずかしさはありますが、自身の成長につながりますよね^^)

なお、社会的には、電話を受けた相手が新人なことはかなり簡単に分かります。特に４月～夏にかくては、あちこち電話するたびに緊張した新人が出てきて面白いです。
全国の新人が電話応対に苦戦していますよ。
なので、先方にも普段より丁寧な応答をされる方が多いのですよ。

失敗しまくってもプロレベルまで脱皮しようと頑張ってみるのが良いかと^^)
あと一年後に次の新人が入ってくると失敗しにくくなるというのもありがちかと^^)

多分、100回くらいで慣れるので頑張りましょ～！

Answer 2

確かに周りの人、気になりますよね。でも恐らく周りの方は聞いてないフリをしていても、耳をダンボにしてあなたの言葉を聞き、更には電話の相手が話しているであろう内容も想像しています。恐ろしいですねｗ
というのも、相手が何か質問をして来て、確認の為に一度保留にする事ってありますよね？周りの人が電話の内容を理解して、会話中にジェスチャーなり紙に書くなりで知らせてくれるとこれを防げるわけです。
また、何かトラブルを察知したらすぐに代わる事も出来ます。
電話に出る時は、あなたの声が会社の声です。電話を下さる方に常に感謝の気持ちを持って応対して下さい。
電話応対に自信が出てくれば、周りに聞かれようが平気になります。

まず、「絶対に上達してやる！」という強い気持ちを持って、電話が鳴ったら必ず1コールで取って下さい。もし3コール以上鳴ってから取っている様では、失格です。

大丈夫！努力すれば必ず上達します。

Answer 3

回数をこなすのみです！

私も初めて事務職についた頃は、名乗ることすら恥ずかしかったものですが…今となってはお客様だろうが何だろうがへっちゃらです。

やっぱり慣れが一番肝心です。

あとは、普段から周りの人達の電話応対中の言葉遣いを観察したり、
ドラマで見るような綺麗な言葉遣いの電話オペレーターをイメージして演じてみることです。

緊張して変な日本語になっても、明るくにこやかにいけば大体笑って許してもらえますよ。

とにかく回数こなして頑張ってください。