経理業務について教えてください。

Question

経理業務について教えてください。建設業の中小企業で経理担当をしています。転職してまだ1年半ほどで、経理処理についてもまだまだ勉強中です。
今は請求書の入力と支払いを任されているのですが、この度社員が資材の発注の際に不正に工具を一緒に発注し、それを転売していたことが判明しました。
半年ほどそのような行為を行っていたようで、毎月同じ工具を５～６個注文していました。

本来なら私が一番に不正に気づかなければいけないのに、現場に関して無知なので「この工具はこんなに使うんだなぁ」くらいに思っていました。
結果、その社員の上司が気づき、不正が発覚しました。

ちなみに請求書は、最初から私のもとに届き、すべて私一人で仕訳・入力・支払いをしています。
現場の担当者は明細が気になったら私に連絡し、明細をこちらからPDFで送るような流れです。

私の上司も先輩も誰も私を責めませんが、毎月請求書を入力しているのにどうして気づかないんだとあきれていると思います。
これまで私なりに真面目に仕事をしてきたつもりでしたが、今回の件で自信がなくなってしまいました。
今後は明細も気を付けてみるつもりですが、そもそも部材の知識がないので、本当に必要で購入しているのか、不正購入なのか判別できないような気がします。だからといって、逐一担当者に電話するわけにもいかず…。

今後業務にあたっていくに辺り、経理としてどのような対策がとれるでしょうか？
今回、私はどのように業務を行っていれば、もっと早く不正に気付けたのでしょうか？
なんでも結構ですので、アドバイスをお願い致します。

Answer 1

①経理としてどのような対策が・・・
これのついてはお考え方も人それぞれで色々あるやとは存じまするが
経理（仕入れ業務担当ですよね）としての責任がそこにあるとは到底思えません。

②今回、私はどのように業務を行っていれば・・・
その件につきましては、貴方の与えられた業務が それでしたら 貴方としては 他に方法がありませんですよね。
上司もいることでしょうし、担当者としてはその上司の指示で業務を遂行すすことが一番認められる能力ですから

③ その同じ工具を毎月買っていたことに関しても 本来ならば 貴方の上司が気が付かないといけないことでしかないですから。

④最後に 経理職も同じく言えることですが
その仕事に貴方があっているのか？は 感性でしかありません
（つまりは職人気質と同等なものですね）

不正を見抜く目というものは 経験でも無く 感性だと言えます
（私の個人的な見解です）
私は経理職を18年間経験して来まして 最後にはとある上場企業の経理責任者になりましたが
その中で実際 交通費を不正をしている社員とか 会社の物品を横流ししていた社員などなどを発見するのは 経験では無くて 全て感性でした
同じ経費の清算伝票でも 何かピンとくるものがありますし
その資材の横流しでも やはりなにか感性にひびくものがありました

貴方が感性を磨きスーパー経理職人になれることを祈っています。

Answer 2

見つけるのは難しいと思います。
購入元の承認ルートを見直してみてはというぐらいだと思います。

Answer 3

それは経理の責任ではないです
請求書がきたら払う、または高額なら決裁書があれば払う、無ければ払わないのみ。

在庫管理などは総務もしくは営業所長の問題

Answer 4

どんな請求書もあなた担当者一人がチェック、入力、支払承認までやっているのは牽制が弱いです。

あなたというよりチェック体制が不十分です。

まず今後請求書を添付した伝票すべてに、必ず上司のハンコをもらいましょう。

これは他の会社ではとても普通の牽制体制です。