請求書の管理について 小さな支店で急に請求書等の管理をするように言われました。 振込は本社がやります。 請求書がき…

Question

請求書の管理について

小さな支店で急に請求書等の管理をするように言われました。

振込は本社がやります。

請求書がきたら
自動振替以外はPDFにして本社の担当にメールし、本社が振込作業をします。また、請求書の中には社長が自分で振込する部門の請求書があります。

支店では振込したかどうか確認できず
確認したい場合も本社の方に
日付や金額など伝えて調べてもらい確認してます
これがものすごく手間で、、、。
その日の振込は当日中であれば音声案内で確認する事はできます。

が、社長、本社に送った請求書が
いつ振り込みされたかは把握できません。

入金に関しての書類もあります
支払い通知書(案内書)、顧客からの振込。

また、領収書が紙である場合はこれまで
まとめてきたので問題ないのですが

Amazonや楽天等ネット上にある領収書も
管理したいと思っています。
上記ネット通販は引落日がさまざまですよね？

経理はあまりやったことがないのですが
請求書、支払い通知書、領収書(ネット)
支払い通知書、顧客からの入金
これらをうまく整理したいです。
フォルダ分けの方法や
エクセルで管理した方がいいのか、、

請求書に関しては入金漏れがないようにしたいのと
全てを毎月PDFで、会計事務所に送らないといけません。

皆様どういったまとめ方をしてますか？
宜しくお願いします。

Answer 1

ご質問の問題点は
振込みされた日を知りたいという一択ですよね。

となると、、、

請求書を本社に送る締め日とか

請求書全てを本社が処理する一括支払い日とか

決まってないんですか？？

予算を組んでいるでしょうから
毎月の支払い日が決まっていれば
その日に支払いされてます。
(万一、支払い出来ない時は事前に連絡をくれるのがスジです。それは主張してください。)

給料支払日だって決まってるでしょ？
同じように請求書の支払い日って
取引先には死活問題ですから
決まってる筈ですが。

もしも
『支払い日が毎月決まってない』のなら
(ありえませんが。。。)
質問者さんの仕事上 困りますから

『請求書の管理を任された処理』の
一貫として、

振込日を必ず知らせるように、主張交渉して
体制を整えてください。