電話応対に関する質問です。私は学業の傍ら、家族の手伝いで法律事務所にて電話応対などをしていますが、伝言をお願いされた時に…

Question

電話応対に関する質問です。私は学業の傍ら、家族の手伝いで法律事務所にて電話応対などをしていますが、伝言をお願いされた時にその内容を完全に記憶出来なくて困っています。電話のほとんどは裁判所からなのですが「○○地裁・民事○○部（刑事○○部）の○○さん」「事件番号平成○○年○○○○号」「原告が○○さん、被告が○○さん」「伝言の内容」これらの内容をメモしながらでも一度に覚える事ができません。裁判所のどの職員の方もかなり速くお話になられるので困っております。何かいい方法はありませんでしょうか？それとも単純に慣れる必要があるのでしょうか？お願い致します。

補足

普段は途中で覚えきれなくなってしまうのでどこかで区切ってメモする時間を頂くか、もう一度内容を聞き返しています。

Answer 1

既に実行済みならすみません。

私が電話対応をしていた際は、聞き取りが必要となりそうな事柄を
全て洗い出し、エクセルで「聞き取り項目」と「自分で書き込む空欄」をレイアウトし
Ａ4に6枚くらい貼り付けて自作の伝言メモ帳をつくっていました。
空欄を埋めるだけなら聞きもれもないですし
メモする時間も短縮でき、慌てる事も減るかと思います。

そして記入事項の優先順位をつけてみるのもいいと思います。
例えば、「電話かけてきた担当者名」と「内容」を最優先にする。
余裕があれば他の事項も記入。先に伝言内容を復唱してから
「では、申し訳ありませんが事件番号と原告被告名をもう一度お願いします」
という感じに後でもれを確認する。

聞くのと同時にメモを取り続けるのは慣れが必要です。
間違いのないよう途中で聞き直したり復唱させてもらう事も大切です。
頑張ってください。

Answer 2

例えば、Ｗｏｒｄとかで電話応答用のメモ用紙（フォーマット）を
作ってみてはいかがでしょうか？

「○○地裁・民事○○部（刑事○○部）の○○さん」
「事件番号平成○○年○○○○号」
「原告が○○さん、被告が○○さん」

上記の文字の部分はあらかじめ入れておき、電話の際に○○の部分だけ
書き込めばいいようにしておきます。
〈民事〉か〈刑事〉かなどの選択肢は、丸印をすればいいようにしておくと
いいと思います。
伝言の内容自体は、区切りながらメモするしかありませんが、正確さを
期すためですから、相手の方も理解してくれると思います。

記入したら、そのまま担当の方に渡すこともできると思います。

Answer 3

電話の相手がほとんど決まっているになら、用件も似通った内容が多いのでは？

1枚のメモ用紙に予め項目を羅列しておいたらいかがでしょう。

例えばご質問の内容ですと、
①裁判所名
②担当部署・担当者名
③事件番号
④原告人名
⑤被告人名
⑥内容

各項目の間にスペースを設けて、該当する場所にメモをするだけです。

そして最後に復唱させてもらえばいいのでは。