「進行管理」という仕事内容について、教えてください。

Question

「進行管理」という仕事内容について、教えてください。イベントの企画、製作、売り場のレイアウト、ＰＯＰ・ポスター製作など
広告宣伝及び製作業での進行管理というと、なんとなくは想像できるのですが
具体的にどのようなことをするのか解りません。

詳しい方いらっしゃいましたら教えてください。
又、どのような性格、能力が最も求められるものなのでしょうか。

宜しくお願い致します。

Answer 1

簡単に言えば、
（１）スケジュールの枠組みを作ること
（２）制作中に変更やトラブル等が発生した場合、時間的な問題を解決し、納期に間に合うようにスケジュールを組み替える
これらが進行管理の仕事です。

もう少し詳しく説明すると、まず制作物が完成するまでには、いくつかのプロセスが必要です。

1.クライアントからオリエンテーション（説明）
↓
２．こちらで方向性をまとめて、プレゼンテーション
↓
３.ゴーサインが出たら、制作を開始
↓
４.必要に応じて、クライアントのチェック
↓
５．修正が生じたら対応
↓
６．印刷会社等に入稿。または、イベントブース、什器を作る際には、外部業者に発注。
↓
７．色校。または、什器等のサンプル確認。
↓
８．クライアントからオーケーをもらったら、下版し、印刷。納品

全体的な流れは大雑把に言えばこんな感じですが、２～８までの過程にはさまざまな変更が生じるのがふつうです。
しかし、最終的な納品日が動かない場合は、周囲のスタッフや印刷会社と相談して、限られた時間の中で修正に対応しなければいけません。
つまり進行管理は、変更が生じるたびに、何人ものスタッフに対して「誰が・いつまでに・どのような動きをすべきか」ということを明確にするのが役目です。

また、初期の段階においては、納期と仕事の規模を計算し、「納品日に間に合わせるためには、この日までにプレゼンをしてください」と制作の責任者に持ちかける必要があります。
基本は納品日から逆算して、どのような動きをすればよいのかを考えることになります。
そのために全体的なワークフローを具体化し、スタッフの一人ひとりが「この時までに、こんな動きをすればいいんだ」とイメージできるようにします。

また、イベントブース・什器などは材料や形状により制作日数が大幅に変わるため、クライアントと制作の話し合いの状況を見ながら、必要に応じて外部業者にアタリをつけておきます。
ブースが既存の型（そういうものがあります）で作れる場合はいいのですが、新規に作る場合は時間がかかります。
なので、「こんな形状になりそうなんだけど、そうなった場合はどれくらいの期間でサンプルを作れますか」と探りを入れておくと、後々無駄が省けます。

といった風に、ポスターやパンフレットなどの印刷物と、ブース・什器などの立体物ではスケジュールの組み方が異なる訳です。
Webが加われば、さらに別の動きのツールが発生することになります。
これらすべてが、きちんと納品日に間に合うように段取りを組むのが進行管理の仕事です。

＞どのような性格、能力が最も求められるものなのでしょうか。

上記すべてに精通している人は、なかなかいません。
それなので、質問者さんはどこかのパート（印刷物or非印刷物）を担当するものと推測しています。

経験の浅い方のようですが、肝心なのは「分からないことは聞く」「作業の流れを全体的に考える」ことだと思います。
デザイナー、ライター、プランナーなど、スタッフにはそれぞれの役割がありますので、まずそれらの作業労力を把握してください。
（これくらいの仕事量なら何日でデザインできる、など）
ひとつスケジュールの配分を間違えると、全体が狂ってしまい、スタッフ全員が影響を受けることになります。

それなので、自分本位に考えず、周りとコミュニケーションを取れる人だと、相手も楽です。
まあ、背伸びせずに、制作の責任者と相談しながらやっていけば良いのではないでしょうか。
失礼ながら、スキルのない方には大きな期待はしません。
勉強させてもらう、という謙虚な気持ちで望むことが大事だと思います。

周りの動きをよく見ながら、がんばってくださいね。