電話対応についての質問です。 私は事務員をしてますが、営業は各自スケジュール管理をしています。 取引

Question

電話対応についての質問です。
私は事務員をしてますが、営業は各自スケジュール管理をしています。
取引電話対応についての質問です。
私は事務員をしてますが、営業は各自スケジュール管理をしています。
取引先や業者からの電話で、営業が不在の際は「○○は17時戻りの予定です」と
ホワイトボードに書いた戻り時間を伝えたり、
「戻りましたらお電話いたしましょうか」と必ず伝える様にしていますが、
直帰の場合などで「それでは明日の朝はいらっしゃいますか？」
「明日の△時にはいらっしゃいますか？」と聞かれた時の返答に困ります。
営業は直行の場合も多いですし、スケジュールもわかりません。

今は「朝はいると思います」と曖昧にしたり、
「直行してる場合もございますのでわかりかねます」と対応してしまいます。
この様な対応だと相手に失礼なような気がしてなりません。

このような場合はどんな対応をすればいいのでしょうか？

Answer 1

すばらしい営業アシスタントの方ですね。
営業の基本は「相手の立場で物を考える」ですが、易きに流れて自分勝手になりがち
です、お書きになっているとおり、電話をかけた方は「今は不在なの？仕方ないや、
でも明日は連絡取れるかな」ですよね。
いつになったら連絡が取れるのかわからないと、徐々に徐々に大切なお客様の
信頼が薄くなる恐れがありますね。
貴方が社内の現状を理解したうえで、お客様の立場で考えて心配されている
とおりです。
でも社内の風土は簡単には変えられません。
さりげなく「誰々さんから電話があったら、どう答えておきましょうか」と大切な
お客様の案件がありそうな時に連絡手段を言い残す習慣付けをしてみるとか
「明日のこともわからないのか！と怒られる私も可哀想でしょう」と笑い話にして
「それもそうだな」と思わせるのも有効な手段です。
徐々に風土を変えることのできる人と思いますので頑張ってください。

Answer 2

みなさん携帯を持っていると思いますので連絡を取りたい時はメールを入れます。
車を運転中だと携帯でも出られないでしょう。
営業の人のメルアドを控えておいてメールを入れればいいのでは？

旦那も営業をしていますが業務連絡でメールが入ったりしてますよ。
休日や朝早くとか。
それを見て緊急性と重要度によってすぐ連絡入れたり週明けで大丈夫と判断したりしているようです。

今現在の困っている状況を営業の人に相談してはどうでしょう。
直行直帰で会社に戻らないときとかどう対処してほしいのか要望を聞くと良いでしょう。
丸１日社にいないで机の上がメモだらけって言うのも困るでしょう。

Answer 3

うちの会社は営業は全員携帯を支給されているので、そっちにお客から直接かかってきます。。。

それとは別に、共有フォルダにエクセルシートで各自のスケジュールを書き込み部内で自由に閲覧できるようにしています。
でも、今時の営業なら外出中でも携帯でつかまるのでは・・・？