管理職のかたへ相談です。職員20名ほどの会社で、会社の車や物がいつの間にか破損してることがあります。誰がやったのか聞いて…

Question

管理職のかたへ相談です。職員20名ほどの会社で、会社の車や物がいつの間にか破損してることがあります。誰がやったのか聞いても誰も名乗りでることがなくそれの繰り返しなのでほとほと困り果てています。こういった場合はどうすれば改善されるのでしょうか。またその方法として誰も名乗り出ない時、連帯責任としてなんらかの処置をするという対処をとってもいいのでしょうか？

Answer 1

会社の所有物について使用前に瑕疵確認をさせる、そこで瑕疵があった場合はその前に使用した人の責任、
気づかずに使用しその後に瑕疵が発見された場合はその人の責任といった責任の所在を明確にするルールを決めることが効果的ではないでしょうか。

ここで責任というのは弁償させるとかいうものではなく、全員が会社の所有物に対して責任を持って管理運用していく意識を持ってもらうためのものですが、結果それなりのペナルティーをルールとして取り入れるのも有効です。

最初はうまく機能しないかもしれませんが、２０人程度の所帯ならそれほど難しくはないです。
一番肝心なことは会社のものだからどうでもいいやという考え方を改めさせることです。

例えばレンタカーは借りるときに必ずキズの有無を確認しますよね。ここで見落としてしまうと返却時にこんな傷はなかったとレンタカー会社からクレームをつけられる可能性さえありますので貸し出し時真剣にキズ確認しますよね。それと同じです。

誰がやったかわからないだろうという考えが蔓延してしまい今の状況があるのですから、管理体制をしっかり構築することで解決しますし管理者をおく必要もありません。全員が管理者となるのですから、使用者はより慎重になるものです。

Answer 2

管理職としてどう考える（べき）か。ということですね。

破損、故障をさせた当事者を特定できる方法を取れ、と言ったら、そんなものは、最後に正常状態を確認したときと、破損を発見したときの間に使用したもの、なんて子どもでも考えられる理屈で、そんな回答を求めているわけではないですよね。

まず、職場全体の雰囲気を考えてください。「備品の破損、故障があったときに、誰がやったかを特定できるようにルールを作る」と言ったとします。
そのルールは、『使用前、使用後に、設備等の状態を確認し、管理者の検印・認めをもらう』というようなことになると思います。

みんなの反応はどうでしょうか？
『自分はやっていない、ということが証明されるのだから、絶対にそういうルールでやることにしよう』という話になりますか？
たいていは、『いちいち、そんな面倒なことしていられない』と言われませんか。

会社組織というものは、一部の不心得者を律するために、正しく行なっているものから見れば「よけいなこと」を増やされるのは嫌われます。
ちゃんとやっている人には関係ないだろう！という気持ちをもたれます。

職場の同僚を犯人としてあぶりだすようなことに抵抗がある人もいるでしょうし、ルールを考えれば、自分がやったのではなくても、破損を見落として使用したら、自分がやったことにされる、と、人が目で確認することの限界と、本当の当事者探しには役に立たないことで無意味だとも指摘されるでしょう。

だから、誰も名乗り出ないとしても、犯人特定をしようなんて思わないほうがいいです。
業務上の使用で破損、故障したというものを、本人に賠償させるわけにもいかないのですから。

連帯責任という意味では、ものを何度も破損させる職場だ、として、職場全体を叱責すること。

「誰がやった」ではなくて、「なぜ、そういうことが起きるのか。職場の環境改善と、従業員の意識改善で直るのではないか」と、全員に考えさせること。
それが管理職の仕事です。

単純に言えば、「使ったものは、整理整頓。ものを大事に使わないというのは、みんなの意識の問題だ。」
「壊れたものは修理する。費用は会社の経費であり、それは会社の損益、ひいてはみんなの給与、賞与にもつながる。そういう意識をもて」
と、全員を集めて、そういう不具合が多すぎる、という意識を、しっかりと持たせるしかないでしょう。

Answer 3

会社の車には会社が車両保険をつけてるのが普通です。20名ほどの会社としてかけていない場合は全て会社で負担します。この場合経費扱いできません。物についてですが20万以上のものは資産扱いとなりますか、それ以下は消耗品扱いとなり経費で落とせます。 さて改善策としては車・物に対して使用する記入簿を書かすだけで事故は半減するでしょう。・・・でも物っていつか壊れるものだし、使えば使うほど磨耗するものです・・物より人を大事にしましょうよ・・