事務・・聞いても聞かなくても怒られる。 入って１ヶ月、食品会社の営業事務をやっています。 会社は営業２人、事務は…

Question

事務・・聞いても聞かなくても怒られる。

入って１ヶ月、食品会社の営業事務をやっています。
会社は営業２人、事務は私ともう一人だけです。

仕事は本当に細かくて、例えばパソコンから伝票を入力する時に得意先の一覧から得意先を見つけるのに、同じ会社名が何個もあって解らない時に聞くと
「○○番でしょ」と怒鳴られます。

入力も何種類もあって、何日か振りにその入力をしたので
少し不安になって「これでいいんですよね？」と聞くと
「もう一ヶ月経ったよね？」と怒鳴られます。

今でも新しい仕事を教えられた時には、ノートに書くのですが
「もう１ヶ月経ったんだからノートばっかり書かないで、いい加減に頭で覚えて！」と言われます。

１ヶ月経って、ようやく聞かないでノートを見ながら出来る仕事が多くなった所です。

確かに最近覚えは悪いなぁ～と自負していますが
前に解らない事をすぐに聞いてたら「ファイルとか少し自分で調べてから聞いて！何でもすぐ聞かないで」と
言われてしまい、最近は自分で判断してファイルにも綴ります。

先日間違った所に綴っていたらしく「解らなかったら聞いてよね！」と言われ
正直聞いても怒られ聞かなくても怒られ・・
どうしていいのか解りません。

何を聞いても怒鳴られるので、会社に行くのも嫌になってるこの頃です・・
どういう心持で仕事をしたらいいのか教えて下さい。

Answer 1

営業事務とのことですが、初めてでしょうか？
営業さんのサポート役が営業事務です。本来は、営業さんがこなさないといけない事務処理を、代行してやっている訳ですよ。

今やっている仕事が、“何のための仕事か”を把握出来てますか？
例えば営業事務だと、多分こんな感じかな？と思うのですが・・・↓

お客様から商品の注文が来る。
受注入力をして、売上を立てる。
伝票を発行し、売り上げた分の請求をする。

業務の流れを理解し、理屈が分かるようになると、グッと仕事がしやすくなります。全ては部分的な仕事ですが、「この仕事をやると（終わらせると）次はこうつながる、だから・・・」と考えることが出来れば、理解もスムーズになるでしょうし、質問ももっとピンポイントでの質問が出来るようになると思います。

入社して一か月。右も左も分からない状態で、必死に食らいついてきたんでしょうね。
ノートも、なぐり書きになってませんか？
空き時間に、教わったことをもう一度整理し、先ほど私が例を示しましたが、業務の流れに沿って自分なりのマニュアルを作りなおしてみてはいかがでしょう？

会社コードの事ですが、よくあるんですよね～。私が経験したケースですが、やっぱり質問者さんのケースと同様、同じ会社なのにいくつもコードがあったんです。業務上、いつもの請求とは別の請求を起こす時に使うから、という理由だったんです。また、マスター登録をした時に仮コードを作って、そのままになっている・・・ということも無きにしも非ず、です（困りますよね！）。コードの誤りは素直にゴメンナサイした方がいいですが、何故いくつもコードがあるのか、何かのついでに聞いてみてもいいかも知れませんね。
色んな入力があるとのことですが、頻度は違っても、やっぱり大切。覚えなくてもいいことをわざわざ教えたりしません。
あと、ファイリングでお叱りを受けてしまった件。やっぱり、不安なら聞くべきでしたね・・・。たかがファイリング、でもいつ営業さんが確認の為にそのファイルを見るか分かりません。簡単なことですが、気をつけましょう。伝票名は大概、上部に書かれてますよね？
「発注伝票」とか「仕入伝票」とか「売上伝票」とか、かな？
それらにさらに「会社控え」「保管用」などなど、細かい字で書いてあったりするんですよ。
伝票の形や色も、似たものが多いですし、間違いを起こさないために、伝票のサンプルを作るとか（縮小コピーしてノートに張り付ければあとで見やすいですよ）して工夫して覚える手もありますよ。

もう一人の事務の人も、短気というか心が狭いというか・・・自分の仕事でアップアップなんでしょうかね。教え方がぞんざいだったり、下手な人っています。きっと、そういう人なのかも。
昼間はきっと、営業さんが外に出払ってしまって、その事務の人と二人っきりになるのでしょう、辛いところですが、やはり先輩は先輩、聞かずにミスるよりも聞いて多少業務が遅くなってもミスがない方が、私はいいと思うんですよ、思い切って甘えてしまいましょう。
甘え上手な人っているじゃないですか。つい、面倒みたくなるような・・・質問者さんの場合、もともとしっかり者の印象が強いのかも知れないですね。
営業さんとのコミニュケーションは取れてますか？営業事務なんですから、営業さんとの連係プレーで売上を立てるつもりで・・・困ったことを直接相談出来る環境作りを、ぜひ目指して下さいね。「事務処理は分からない」と言われるような営業さんがいる会社は、「？」ですよ。

長くなりましたが、きっと大丈夫です。
今は、怒られて萎縮してしまっているだけですよ、頑張って。

Answer 2

同じ体験をされた方が大勢いらっしゃいます。

多分その方は、プライドが高く又頼って欲しいと思うタイプですね。淋しいのかな？

巧くやる方法は、ノートを見ながら覚えたのは偉いですが

時々その方を頼った方がいいですよ。

可愛がって貰えるように巧くやって行けば段々怒らなくなります。

Answer 3

同じような状況を、私も体験したことがあります。

先輩は悪意で矛盾したことを言っているようにも見えますが、そうではありません。お互いの気持ちがすれ違っているから、何をしても怒られてしまうのです。

では、どうすればいいのでしょうか？

一つは、『良かったことも悪かったことも、こまめに報告する』ことです。質問ばかりでは、質問される人はウンザリしますが、良かったことも報告してくれれば、嬉しいことを共有できます。また、間違っている時でも、すぐに気づいて軌道修正できます。

もう一つは、日常の会話を増やすことです。挨拶する、先輩の良いところを見つけてほめるなど、仕事に直接関係のないことも含めて、やり取りを増やしましょう。すると、次第に気心が知れてくる（お互いの心が開く）ので、ちょっとしたことでも質問しやすくなるし、相手も受けとめやすくなります。

また質問する時には、ゼロから聞くのでなく、なるべく仮説を立てて「○○については、△△しておけばよろしいですか？」と聞くように心がけましょう。そうやって仮説を立ててみることで、あなたの仕事能力は向上していくし、質問される方も誠意を感じて、答えてあげたくなります。

Answer 4

言われる方も辛いでしょうが
言う方もストレスでいっぱいなんですよ。
そのたんびに自分の仕事が中断されるし
不器用で容量の悪い行動が目に入ってイライラするんです。

新人であるが故の最初の壁ですよ。
これを乗り越えなきゃまた辛ーい転職活動です。

気にしないのが一番だし、
私だったら向こうが降参するまで聞きます。
聞く事で意地悪の仕返しです。