ISO事務に関わっています。ISO9001に詳しい方、おしえてください。製造業であるため図面管理台帳を紙台帳に記録してい…

Question

ISO事務に関わっています。ISO9001に詳しい方、おしえてください。製造業であるため図面管理台帳を紙台帳に記録しています。今後、効率の良い電子台帳にしようかと思っていますが、ISOでは、電子台帳は認められているのでしょうか？また、今までの紙台帳の記録は、遡って電子台帳に記録したほうが良いのでしょうか？

Answer 1

＞ISOでは、電子台帳は認められているのでしょうか？
目的にかなっているのであれば、どのような媒体でも構いません。

図面管理台帳は、図面がありそれが今どのような状態であるかを示すものでしょうから、
承認行為は必要ありません。

＞今までの紙台帳の記録は、遡って電子台帳に記録したほうが良いのでしょうか？
いつから電子化されたかを明確にしておき、昔のものは紙で残しておいた方が良いでしょう。
もう記述の必要が全くない場合、PDFにするのも一つの手です。

Answer 2

電子文書、といっても、必要なのは
１．それが社員が利用すべき文書なのかどうか
２．ちゃんと承認が取れているのか
３．廃棄した場合、利用できないようになっているか
の3点を守ればいいのです。

よって、私が考えるもっとも「楽で簡単」な方法は以下のとおりです。

１．原本をワードとか何とか、好きな方法で作る
２．紙に印刷して、その紙をつかって、審査だとか審議だとかなんだとか、とにかく必要な合意と承認をとりつける
３．もちろん、承認印とか必要ならその紙の上でする
４．紙と同じ内容のイメージをイントラネット（つまりHTML文書の上に添付して）に載せてしまうか、LotusNotesかなにかのシステムに載せてしまう。ポイントは、できれば、紙を印刷するために使ったときのアプリケーションファイルのままにしておくことか、もっともいいのは、アクロバット。これなら１本買うだけで、社員はフリーソフト（ここでは、買わなくていい、っていう意味）である「アクロバットリーダー」の利用ですむのです。
で、とにかく、画面上で読める状態を確保する。
５．画面の上にあるものは、社員個人が印刷したら「印刷したものは参考資料です」という扱いにする。実際、社員にも印刷したものが参考であることの意識を徹底する。基本は画面で見ること、ということを理解させる
６．さて、審査。そのときは、「審査は紙で、原本は紙と画面のものとが同じである保証がこのようにとれています」といって説明して、「社員は画面をみて仕事をします。紙を印刷しても、それは参考資料にすぎません」という。

とまあ、こんなところです。