新入社員です。先任者が退職して担当してた業務を引き受けることになりましたが、取引先の方々にどう挨拶すればいいでしょうか？

Question

新入社員です。先任者が退職して担当してた業務を引き受けることになりましたが、取引先の方々にどう挨拶すればいいでしょうか？本向けの貿易会社の新入です。(韓国人)

先任者が急に辞めることになり、引継ぎ中です。

初めての職場で、私以外に日本語のできる人もいないようで、困っています。

先任者からの挨拶もまったくなかったようですが、取引先の方々にどう挨拶すればいいでしょうか？

Answer 1

まず得意先に電話連絡します。

はじめまして○○（あなたの会社名）の■■（あなたの名前）と申します。
お忙しい所、突然のご連絡で恐縮ですが、この度、御社をご担当させて頂いておりました。弊社の◇◇（前任担当者名）が急な事情で退職致しました。つきましては、新たに御社を担当させて頂きます■■と申します。

誠に勝手で申し訳ございませんが、できましたら御社の窓口のご担当者様に一度お伺いし、、ご挨拶をさせて頂きたいのですが、担当者の方は在社されていらしゃいますでしょうか？

大抵は先方が、少々お待ちください。で先方の担当者が出れば、再度事情を説明の上一度そちらへご挨拶方々訪問したい趣旨を伝えてアポイントを取りましょう。

もし担当者が不在ですと言われたら、ではご担当者様はお名前を頂戴してもよろしいでしょうか？（名前を聞いて。）ありがとうござます。度々申し訳ありません。もしよろしければそのご担当者様の本日の帰社のご予定は何時でしょうか？
わかりかねます。と言われたらわかりました。では御社の始業開始時間は何時からでしょうか？●●時です。
ありがとうございました。では、突然のご連絡で色々お伺い致しまして、明日こちらより再度ご連絡させて頂きます。では、失礼致します。

ってな感じでいかがでしょうか？

挨拶を取り付けて、相手先に向かって、再度突然のことでご迷惑をおかけしております。で挨拶する。
何かお困りになっていることはございますでしょうか？ないぶん、お恥ずかしいのですが弊社の引き継ぎができておりませんために私も御社とのお取引の状況を詳しくは把握できておりません。弊社の勝手な理由で御社にご迷惑がかからないように精いっぱい尽力させて頂きますので、引き続きよろしくご愛好の程お願い申し上げます。最後にもし御社の上司の方々がいらっしゃるようでしたらご挨拶させて頂きたいのですが、よろしでしょうか？

■売上の多い順に優先順位をつけて挨拶すること。（上司がいれば同行して一緒に挨拶する。）
■押さえるのは、相手先毎に売り上げの構成の品目と売上推移の把握。
（過去３年くらい把握しておく。把握が無理ならパソコンで整理して持ち歩く。）
■弊社の担当は××様でよろしいのですね。（念おしの確認）今後来社する際はアポイントをどの程度前にとるべきです？聞いておく。都合のいい時間帯なんかも聞ければ聞く。
■最後にその他なにかご不明な点はございますでしょうか？
■一応、弊社の事務員・会社内部で得意先ごとに知っている内容はないか確認する。もし知っている内容で相手に確認した方がいいような内容は先方に来社した際にきいてみること。

◆◆並行して頭に叩き込む最低限の内容
■売れ筋から順番に取り扱い商品の勉強を毎日行うこと。
■基本的なラインナップ（売れ筋など）通常の納期を頭にいれておく。在庫品・受注発注製品を認識する。（把握）
■支払い日・締め日・手形・小切手などの取引条件の確認と把握。（得意先すべて）
■営業（訪問）しながら相手のキーマンを把握する。

たいへんですが頑張って！

☆☆訂正

■弊社の担当は××様でよろしいのですね。（念おしの確認）今後来社する際はアポイントをどの程度前にとるべきです？聞いておく。都合のいい時間帯なんかも聞ければ聞く。
弊社→御社 の間違いです。