内部監査に詳しい方､お教え願います｡ 私の職場は通勤費として､6ｹ月分の定期代を年2回支給します｡

Question

内部監査に詳しい方､お教え願います｡
私の職場は通勤費として､6ｹ月分の定期代を年2回支給します｡ ですが､私の場合定期は購入しておらず､ﾋﾟﾀﾊﾟ(電子ｶｰﾄﾞ)で日々通勤しております｡
また､1人暮らしの彼女の自宅から出勤することも頻繁にあり､実際の会社に申請している区間以外での電車通勤が多い状況です｡

今回､内部監査に伴い､通勤定期のｺﾋﾟｰを提出するよう会社より指示がありました｡ このような場合､定期を購入していない私の場合､何らかの指導はあるのでしょうか？ とりあえずﾋﾟﾀﾊﾟ(電子ｶｰﾄﾞ)のｺﾋﾟｰを提出する予定ですが､使用歴の提出等までの指導は内部監査担当者からあるのでしょうか？ ご返答のほど宜しくお願いします。

Answer 1

内部監査が直接個人を指導することはありません。

内部監査の職務は、会社または部門が就業規則その他の社内規程や
労基法その他の法令に沿って正しく業務を行っているか
会計処理方法が適切であるかなどをチェックし、
経営者に監査報告を行うことです。

監査の結果、問題があると考えられる何かが見つかった場合
なぜそうなったかを追求するのではなく、
なぜ問題があると判断したのかを監査報告書に記載して
主観部門への是正計画書の提出を求めることはありますが、
それは次回から問題が発生しないようなルールの構築を求めるもので
個別の誰かを指導する種類のものではありません。

私の会社でも定期ではなく電子カードで通勤している社員はいますが、
その場合も自宅最寄り駅からの定期券代相当額を振り込んでいるだけです。
実際に定期券を購入していてるかどうかや、
自宅と会社の往復以外の用途に使用していないかまでは確認していませんし
社員が何月何日にどの駅で降りたかまで把握することはありません。

質問者様の場合、彼女さんの家にとまることが多いとのことですが
万が一、通勤途上災害にあった場合
通勤要件の「住居」と認められない可能性が高いと思います。
http://www6.ocn.ne.jp/~kann/rousai-sapouto.htm
その意味で、別の部門（人事部など）から叱られることになると思います。

Answer 2

実際の内部監査全般の中の一環なのか、定期券購入と通勤経路の集約確認としての口実なのかでかなり違ってきます。

前者の場合、検問中の警官が「免許証を持っている前提」で各ドライバーに提示を求めるようなもので、一種の形式的なコピー要請です。処罰云々よりも自制へのきっかけになればいい考え方の方が多く、「何も提出できない」人に対してそれなりのマーキングが個人データに施される形で推移していくでしょう。

…大変なのは後者の場合です。
定期券を使うことで初めて通勤費がペイできる仕組みであるわけですから、その定期券を所持しないことに関しては釈明できる材料を持ち合わせないことにはかなり不利です。

申請区間外であるならそれなりに、なぜ区間外の定期を購入しているかの事情がちゃんと説明できればいいんですが、それができなければ通勤経路を逸脱した、または申請外の不正な経路（たとえばクルマやバイク通勤）による通勤の常習と疑われかねず、仮に通勤事故の際の労災申請でも積極的にかばってもらえなくなる怖れが出てきます。

質問者さんの場合にピタパのコピーを提出される限りは、いっそ先手を打ってなぜ定期券でなくピタパなのかの事情説明も書き加えておかれ、それでなお事情の説明を再度求められたら一貫してその理由を繰り返すことで乗り切るしかありません。

コピー要請の最終目的がどういう狙いなのか、またどの程度の厳しさで要請を貫徹してくるか、それは第三者には突き詰めようがないですから、状況説明はあくまでご自身で完璧なものを用意されることでしか助言のしようはないです・・・