こういう状況で外線電話がかかってきた場合、どう対応するのがベストですか。

Question

こういう状況で外線電話がかかってきた場合、どう対応するのがベストですか。職場の状況について、

職場は数階建ての建物になっている。
職場内で働く者の人数は百数十人いる。
職場には電話交換手のような者はいない。
外線電話は全フロアの電話機でとることができ、
かかってきたら職場内の誰かがとることになっている。
すべての電話機は他の電話機に転送可能。

そこで、ある社員が外線電話をとったら、かけてきた人が言いました。
「○○と申します。さきほど、私の携帯電話にそちらから
電話をくれた人がいるようです。かけてくれた人に代わってください。
こちらは留守番電話サービスとか使ってないので、そちらの番号で
着信記録だけがのこっていて、どなたがかけてくれたかわかりません。」

着信記録がある以上、職場内の誰かがかけたのは確かですが、
○○さんに電話をかける可能性のある社員は職場内にたくさんいます。
これが、ワンフロアで小さい職場で人数がすくなかったら、
電話を保留にして「だれか、さっき○○さんに電話したひといませんか？」
と大声できけば、電話した者がすぐ判明するのですが、
職場の人数と建物の構造から、それができない場合は、
職場としては、どう対応するのがベストでしょうか。

カテゴリ選択に悩みましたがこちらのカテにさせてきただきます。
カテゴリ違いだったらお許しください。

Answer 1

要するに、
「社内の誰かが○○さんの携帯電話に電話したが、
○○さんがでてくれず、留守電にメッセージもいれられなかった。
○○さんには、うちの会社から電話があったことだけが伝わっている。」
ということを職場が把握していればよいわけです。
方法はいくつかあります。
その１
社内の誰かに、ご質問のようなできごとを把握する係の人間になってもらう。
誰がその係の人間かは、社内の全員に知らせておく。
社員が○○さんに電話したが着信記録以外○○さんに伝わらなかったら、
すみやかにその事実を、その係の人間に伝えておく。
その後○○さんが電話をかけてきてご質問のようなことを言ったら、
電話を取ったひとはできごとを把握する係の人間に聞けば、
誰が○○さんに電話したかすぐにわかる。
したがって、○○さんに電話した社員に転送できる。
その２
社内のどこかに掲示板を置いておく。
社員が○○さんに電話したが着信記録以外○○さんに伝わらなかったら、
すみやかにその事実を、その掲示板に書いておく。
その後○○さんが電話をかけてきてご質問のようなことを言ったら、
電話を取ったひとは、その掲示板を見に行けば、
誰が○○さんに電話したかすぐにわかる。
したがって、○○さんに電話した社員に転送できる。
ただしこれは、建物が大きいと難しいでしょう。
その３
今の時代、たぶん各部課あたり１台はパソコンがあると思います。
社内のパソコンをネットワークでつなぎ、共有ファイルを作る。
社員が○○さんに電話したが着信記録以外○○さんに伝わらなかったら、
すみやかにその事実を、そのファイルに書き込む。
その後○○さんが電話をかけてきてご質問のようなことを言ったら、
電話を取ったひとは、そのファイルを見れば、
誰が○○さんに電話したかすぐにわかる。
したがって、○○さんに電話した社員に転送できる。

Answer 2

私の職場では、このような場合電話での放送を使用します。
内線の転送で特殊番号を入力すると、ページングとなり電話から
スピーカー伝いに放送ができる仕組みとなっております。
貴社ではそのような館内放送等の設備はないのでしょうか？

Answer 3

調べまして後ほどご連絡します。でしょうね。そのうち掛けた本人が電話するでしょう。