事務の面接で気をつけること

Question

事務の面接で気をつけること先日事務の志望動機について質問させていただきました。
その続きになります。

先日その企業から電話があり、無事書類審査が通過し、面接をすることになりました。

話を聞くと採用担当者の方は面接を担当するのは初めてらしく、2日間で30人ほどの応募があり、そのうち書類で数名に絞ったそうです。

ここからが本題なのですが、事務の面接で気をつけることはありますか？

私は今まで何社も面接を受けてきました。接客業をしていたので面接では笑顔を絶やさず、きちんと受け答えもできていたと思います。

ですがなかなか採用をいただけません。
（一度接客業の面接を受けたのですが、そこはすぐに採用をいただきました。でもやはり事務をしたいと思ったので悪いとは思ったのですが辞退しました。）

なにか事務の面接でやってはいけないことなどをしているのでしょうか？
もうどうすればいいのかわからず本当に悩んでいます。
本当に働きたい会社なので頑張りたいです。
みなさんが面接をするときに気をつけていること、こうしたら成功した、またはこういう人を採用する、等なんでもいいのでアドバイスください！

宜しくお願いします！

Answer 1

以前、事務採用をしていました。

明るく対応するのは間違いではないです。
ただ、それだけになっていませんか?
それと接客経験の扱い品によると思うのですが、中には
事務員の基準でみると明るいというより、テンション高いだけじゃ?と
いう方もおられました。
満面の笑顔でなく、微笑みくらいで、目も少し笑うようにするといいです。

また、「常に」笑顔は逆に印象が良くない場合もあります。
仕事内容など、真剣さを見せることも必要ですよ。
表情、話し方はメリハリを付けないと、ただヘラヘラしてるように見えることも。

事務の採用については、本当に会社毎に基準が違うので
必ずこうすればいける!というものはありません。
雰囲気を見ながら合わせていくか、自分でそれなりにやっていきたい方向性が
あるなら不採用になっても良いからそれを見せるか(合う会社が見つかるまで)ですね。
会社ありきのようなので、前者でトライされるといいと思いますよ。

ちなみに私がチェックしていたポイントは、

①挨拶がしっかりしているか。特に面接最後。
(驚きではありますが、事務員採用で面接の最後に「お時間を頂き、ありがとうございました」
的な挨拶が出来る人はほとんどいません)
②明るく、表情や話し方にメリハリがあるか
(仕事としての"お見合い"なのですから、真面目な顔もあるのが普通です)
③程良い自己主張、主体性があるか
(なんでも合わせます～、指示してくれたらします的な方を歓迎するところもあります。
でもたまたまみんな出払っていて、１人で対応できないのは困りますし、仕事的に
受身だけの人は厳しい。かと言って根拠のない万能感のみで仕事をほったらかして
主張ばかりでは困ります。自分のできる範囲で考え、実行できる、但し引くところは引く、
バランスの良さが見えるといいですね)
④キャリア志向が少しはあるか
(一年目の仕事をただ繰り返すだけしか考えにない方は正社員としては難しいかなと。
他人の功績を自分のものにするような輩は困りますが、成長していこうという
考えは重要です。永く勤めれば、後輩の指導やより広い範囲をお願いすることもありますから)
⑤社会人としてふさわしい身なり、言葉遣いか
(大仰な言葉遣いはいりません。逆にそれは不快に思うことも。服装は企業によりますが
スーツもしくはオフィスカジュアルが無難ですね。小奇麗に、清潔感のあるメイクと服装で。
髪の色は明るすぎると、保守的な企業や仕事柄好まれない企業であれば問題視される
可能性はあります。)

それと･･･未経験の方でよくありがちなダメなことが･･･

⑥スクールや訓練校での経験=実務経験と勘違いしていないか
(勉強経験はあっても問題にはなりません。ただ、それはあくまでも実務ではなく
学校で手順を学んだに過ぎませんし、教えてもらわずに即座に役立つことの
ほうが少ないと考えておくべきです。事務は企業毎に細かいやり方が違う事も
多いので、「勉強したから出来ます」と胸を張ってしまうと、「実務に放り込んだら
あれが違うこれが違う、自分は正しい!ってなりそうだな」と思われる危険性もあります。
経験上、やっぱりそういう傾向はあります･･･)

③と④は、本当に企業により色々で、部署別採用ならそれぞれ基準が違ったり
することもあります。
面接で雰囲気を見ながら、仕事内容を聞きながら「受身に徹する」か
「主体的に動く」か話の持っていき方を考えるといいと思いますよ。
⑥もあなたの話し方次第ですね。

長くなりましたが、ご参考まで。
暑い中、大変ですが頑張りましょうね!
(私も転活中で面接を控えているところです(^^;))

Answer 2

事務だから、という特別なことは面接にはないように思います。

Answer 3

小さいですが会社をやっています。
ウチの会社でもたまに事務の人間を採用してますので、その時に念頭にある基準を書きますね。参考になれば幸いです。

①明るい＝ムードメーカー
②注意力があり、いろんなことによく気が付く
③自己主張の強さが平均未満＝言われたことを素直にやる
④キャリア志向ではない

事務は営業などのサポート役ですので、とことんサポートに回る覚悟ができているか、とことんサポート役に徹することができるかが大きなポイントになります。

特に④は慎重に見極めます。始めは完全に「残業なしがいい」「将来は結婚して寿退社」などと考えていても、実際に仕事をやっていくうちに物足りなくなって、営業などの実務をやりたがる人、結構いるんです。経験上、２人に１人くらいは考え方が代わってきます。それが悪いとは言いませんが、こちらとしては事務のサポート役がいなくなってしまえば現場が回らなくなるので、誰かがやってくれないと困る。だから、なるべく長く事務職に徹してくれる人だとものすごく助かります。

今は不況でどこの企業も採用を絞っていますし、未経験ならなおさら簡単には決まらないかもしれません。でも、誰でも始めは未経験ですから。何社落ちても落ち込む必要はありません。世の中的にそういう時期なんです。頑張ってください。