よろしくお願いします。 社歴8年前後、製造業の事務員です。 他社様がどのように行なっているのかお聞きしたいです。…

Question

よろしくお願いします。

社歴8年前後、製造業の事務員です。
他社様がどのように行なっているのかお聞きしたいです。

①お取引様からの発注書を現場へどのようにまわしていますか、もしくは知らせていますか？
弊社では、コピーで決まったカゴにいれて定期的に現場の人が事務所へ来て持っていき出荷表に記載をします。ですが、忙しくてコピーしたかしていないかわからなくなる、回し忘れがある、回したはずなのにきてないと言われます。
②事務所と営業はどこまでの仕事分担なのか…？
システムなど自分で見てくれればすぐわかるような内容などの各取引先の売上数や金額、いつ納品かなど営業から順番に質問が飛び交います。その都度、事務所は行っている作業を一旦止めて別ページのシステムへいき答える これの繰り返しにより、自分達が今何をしていたかどこまでやったかなどがわからなくなることが多々あります。
③現場と営業の板挟み
営業からの依頼、現場からの文句、からの営業からの文句が日常茶飯事です。
現場と営業が直接やり取りをするわけにはいかないものなのでしょうか。

繁忙期ということもありますが、ミスが続き気にするあまり集中力がなく自分でも参っております。自身の能力の低さや慌て癖、諸々直すべき点はいくつもあるのですが、これもまたどのように直していくべきなのか、仕事をどのように進めていくべきなのか、わからなくなってきています。自分の頭のキャパの割に情報量が多くて処理しきれていないことも多々あります。
早くこの悪循環から脱しないと、自身を保つことが出来なくなってしまいそうです。
よろしくお願いいたします。

Answer 1

顧客からの発注は営業事務に届きます。顧客によりメールだったり、ポータルサイトにアップロードされたりなどしますので、事務の人が整理して社内システムに打ち込んでいきます。

生産管理や製品管理が社内システムにアップロードされた受注情報を確認して、生産指示を出したり発注かけたりします。

入力間違いや入力漏れは入力者の責任。
確認漏れによる発注ミスなどは発注担当の責任になります。

事務は受注情報の汲み取りと入力、電話受付、来客時のお茶出しくらいが仕事ですが、顧客毎の売上や商品の価格などは担当営業の管理です。
担当外の事を事務の人に聞いても「知らん」で終わります。