建設業の会社で事務員をしています。記憶力に極力頼らない効率の良い管理方法でアドバイスお願いします。最近、安全書類作成の仕…

Question

建設業の会社で事務員をしています。記憶力に極力頼らない効率の良い管理方法でアドバイスお願いします。最近、安全書類作成の仕事を前任者から引き継ぐことになりましたが、今後の仕事の進め方で悩んでいます。いろいろなことがケースバイケースすぎて、、、

とりあえずの内容で作成したものを時期が来たら書き換えを行なったり、営業さんの会話の内容から察知したり、書類を作ってからもいつ来るかわからないお客様からの注文書を待ち来たら下請けの注文書を依頼するとか、作業員の追加、現場ごとの必要書類の違い、工事前日に用意する書類があったりなかったり、時間に余裕のある時もあれば納期当日に作成しなければならなかったり、忘れた頃にやってくる建退共の請求などなど、前任者は仕事のできる方で、全てほとんど記憶だけに近い状態でやっていたため管理の仕方までを参考にすることができず。。。

現状は不慣れということや自分の記憶力を信じてないので、口頭で言われたこと、メールの文、作成した書類の内容、など全てを細かくリスト化したりパソコン上の付箋機能でTODO管理したりはしていますが、あくまで覚え書でしかないので、もっとなにか効率よく管理ができないかと悩んでいます。また、必要な情報が多すぎてリストと言っても横の列がすごいことになって見づらいです。

効率よく仕事をされている方は、どのように仕事を進めているのでしょうか。。

漠然とした質問ですいません。
ネットでヒントを探そうにもうまく検索に引っかかりませんでした。

よろしくお願いします。

Answer 1

現場事務といってもいろいろありますが、現場事務所の事務？それとも現場を何件も抱える建設会社の事務？
前者であれば、仕事の目的別にフォルダを作成しては如何でしょう？
1）労働安全委(建退協関係、労基申請・・・
2）工務事務（安全書類、工事議事録・・・
3）作業員関係（教育関係、作業員リスト・・・
4）・・・
5）経理関係
・・
ｎ）その他

また後者であれば現場ごとにフォルダを作り、その中に上の1）～ｎ）のフォルダを作る

まずは 1）～ｎ）を作ることによりかなりアタマが整理できると思いますよ。また現場事務初心者であれば、工務屋に手伝ってもらべきですね。だいたい安全書類を事務屋に作らせるなんてのは工務屋としては失格だけどね。

Answer 2

少なくともお客さんによって必要書類が決まってるケースが多いのでお客さん別にデータを分類しておけばいいと思います。

Answer 3

私も記憶頼りでやってますが、安全書類は提出物は多くてもパターン自体はほぼ決まっているので、慣れていけばもう少し頭の整理もついていくのではと思います。
ある程度項目が決まっているわけですから、Excelか何かで必要書類や業務のチェックシートの一覧を作成し、そこに期日も入力しておいて、日が迫っているものは自動でセルの色が変わる仕様にしておく、等で管理するとかどうでしょう。