残業申請について教えてください。うちの会社では残業する際は必ず、事前に残業申請書を所長に提出し印をもらってうえで残業する…

Question

残業申請について教えてください。うちの会社では残業する際は必ず、事前に残業申請書を所長に提出し印をもらってうえで残業する、となっています。しかし終業間際の急な電話対応などで数分残業した場合は皆サービス残業になっています。これを是正したいのですが、
①事前に残業申請したもの以外は残業不可は労基上問題ないのか
➁勤怠管理はオンラインシステムの勤怠管理システムで行っていますが、そもそも前の事務所では残業に申請や許可などはなかったのですが、残業には所属長の許可がなければ行ったり認証されたりしないのでしょうか？

Answer 1

厳密に言えば残業というのは会社の指示があって行うべきで
個々に任意で勝手にできるものではないというのが、一般的な考え方のはずなのですが、何故かその点を誤解されている可能性はあります。
労働基準法上は１日の労働は８時間以内 週に４０時間という労働制約があります。原則、会社はそれ以上を働かせてははならないのですが、業務上どうしても超過してしまう場合はその時間外手当を支給せねばならないというのが法律です。要するに働かせるかさせないかは会社側が決めるべきことを
法律はうたっています。個人の任意ではないということです。
法律の定めはあるものの、なかなかその通りにならないという現状もありますし、認識はあるものの形骸化している可能性は十分に考えれます。

質問の回答として
①労基上はその縛りはありません。残業不可ではなく、残業をするのであれば、上記の基準外なら時間外手当を支給せねばならないということ。
②は法律には関係なくその会社のルール（システム）ですので法律が縛る領域ではありません。

Answer 2

残業は業務命令によって会社が従業員に行わせるものです。よって現在の手続きは正しいです。
ただし、事前申請が不可能な場合に残業が必要となった時には、上司が対応するのか仕事を放棄してもいいのか、あるいは事後承認を必ずもらえるのかはあらかじめ決めておく必要があります。
手続きの方法は会社によって異なります。
月当たりの時間を明示して残業時間の管理を従業員に委ねている会社もありますが、それも明示時間の範囲で事後承認すること（事後に残業命令を出すこと）を前提としています。

数分の電話対応に残業代が出ないことを不満に思うなら、電話に出ない方がいいです。上司に任せましょう。電話に出るよう促されたら、急いでいますのでお願いしますとだけ言い残してさっさと職場を後にすればいいです。
それが出来ないまたはしたくないというのなら、数分は我慢した方がいいでしょう。選択は必要です。