PDCAサイクルの例がよく分からないので解説お願いします。 「資料の紙の量を減らしたい」に対して P(計画):会議の資…

Question

PDCAサイクルの例がよく分からないので解説お願いします。

「資料の紙の量を減らしたい」に対して
P(計画):会議の資料はA4用紙1枚というルールを策定
Q(行動):社内で実行C(評価):会議時間が短縮
A(改善):さらに紙の削減を進行

PとQの会議の資料はA4用紙1枚というルールを作るという計画を社内で実行するという行動を起こしたらというのはわかるのですが、なぜCとAがこうなるのかが分かりません。

① A4用紙1枚というルールを作るという計画を
②社内で実行するという行動を起こしたら
③会議時間が短縮し
④その結果、さらに紙の削減が実現した
という流れになると「評価」「改善」からズレてしまう気がするのですが…

Answer 1

①Ｐ プラン 計画
②Ｄ 実行
③Ｃ チェック 見直し
④Ａ アクション 対策

① まず 詳細な 計画をたてる
計画は 問題点が 判明するようなものにすること
目標を 数値で 立てること
ただ やってみることではない

② 実行してみる。結果を 計画に 対応する数値で 見ること
③ 実行結果を 見直す
目標値に対して どの程度になったか
何処に 不具合があったか、
計画が 無理だったのか
方法が 間違っていたのか
その不具合に対して どうしたらいいか
改善案、対策案を 考える
④ 改善案、対策案を 実行してみる

④＝①

で 繰り返しに なります。

③ ③会議時間が短縮し では ありません。
問題点の 洗い直しが 抜けています。
一番 重要な点です。

Answer 2

P［Q］CA？
P［D］CAなのでは？

ところでこれって、あなたが取り組んだPDCA改善では無いのですか？
そう読み取れますが？

もしそうだとすれば
>P(計画):会議の資料はA4用紙1枚というルールを策定
Q(行動):社内で実行
C(評価):会議時間が短縮
A(改善):さらに紙の削減を進行

P：テーマ(目的と方法)
その前に現状調査が有り、
①過去の平均説明使料枚数が5枚
②平均説明時間が20分
③会議時間：平均40分(質疑応答や検討)
踏まえて、資料を減らせば会議時間も短くなるのでは浅はかなテーマを策定した。
それが【会議資料は1枚に収める】
D：それをやってみた。
C：結果の効果確認の為にCheck(Ｃ)しました。
効果確認
①資料は何枚になったのか？
②会議時間はどうなったのか？
③何か問題や課題は有るのか？
◇この結果が何処にも書いていないのですが何故？
目的は【紙を減らす】なのに、それは当然達成された事で有り書くまでも無いので、俗に言う【付帯効果】として『会議時間』も減らせた。
A：Check(Ｃ)の結果で
①会議資料は1枚にすると、やれば出来るで紙は確実に減らせる事が分かった。
更に付帯効果として会議時間も減らせたので、それを他の会議(他部署とか)やイベント(プレゼンなど)に水平展開すれば、「紙を減らせて会議時かも減らせるのでは？」…と、水平展開をやってみる。(Action)

これなら、キチンとしたストーリー性だと思います。
何の不思議も有りません。

不思議なのは、(Ｃ)で紙はどうなったのか？
そもそも紙を減らして会議体は成り立つのかのテーマであり、会議時間は出て来ない筈。
それを途中(Ｃ=のチェック)で置き換わっている。
だからストーリー性が無くなる。

紙は計画通りに減らせたがが、まさかの会議時間も短縮出来た…という事で有れば、普通に有り得る出来事です。

Answer 3

Cがおかしい

＞「資料の紙の量を減らしたい」

実行前と比べてどれだけ紙が減ったか、がチェック

Answer 4

何かの本の例ですか？

中々斜め上的な感じですね。
「C(評価):会議時間が短縮」とあるので、会議での議論ポイントが具体的になって、事前の知識を参加者が意識しておかないといけなくなる。
それが進んでいくから、会議時間が短縮されることになった。
用紙に書かれる内容も細かくなくなる。
「A(改善):さらに紙の削減を進行」とあるので、より討議内容も具体的になり、説明資料も小さくなっていく。
そもそもとして会議の回数も減っていく。

うーーん。
斜め上すぎるし、無理やり感が否めない。
評価で上記に記載した内容は、やはり結果論で評価ではない。
改善も上記では評価を受けた改善ではなく、評価で書いた結果論のさらなる結果論

評価と改善がともに結果論にしかなっていない気がする。
無理やり考えても。

これ何かの出版物ならひどい気がする。

「資料の紙の量を減らしたい」も何の資料のことかわからない。
「会議の資料」だとしても「P(計画):会議の資料はA4用紙1枚というルールを策定」は計画にもなっていない。
書いてある通り「ルール」であって、計画ではない。
ルール変更によって、現在200枚使用していた会議の資料を3か月後に半分にするというのが、計画
行動が「その実現のため、会議の資料はA4用紙1枚というルールを策定」になる。
で、評価が3か月で60%削減に終わり、未達成
改善が、なぜ半分にできなかったのかの原因がこれこれで、そのためにはこの点を改善する。
評価で、達成できた場合でも、さらにその中でこういう改善が見つかったので、その改善策を実施
こうなるのでは？
そう考えると、何にも例となっていない気がする。
自分はこう考えるんですけど。
違うのかもしれませんから、ご参考まで。