社内ＳＥをしています。

Question

社内ＳＥをしています。今度、社内の400人程度が使用する基幹システムを稼働させます。
稼働後に必ず問題は発生するので、利用ユーザーから
問題や課題の報告を受け取る必要があります。
どういう方法で報告をもらうのがよいでしょうか？

案① 問題報告シートをエクセルで起票してメール送信かフォルダ格納
案② redmineやjira等のツールを使う
案③ メールを使って報告してもらう

※できるだけ低コストで実現したいです。
利用ユーザーはパソコンがあまり得意ではない中年の方が多いです。
事例等ありましたら教えてください

Answer 1

あまり得意でないというのがどのレベルかによると思います。
謙遜なのか、マジメに不得手なのか、、
自分の会社は先週システムの置き換え（親会社サーバから独立）を行いましたが、

・事前に本社で移行措置を行ったのですが、メールされたマニュアル（簡単でした）を見ても多数わからないということで、結局２名が手分けして設定

・勤怠関係は入れ替え日が土曜日の夜だったのですが、通知がその週の月曜日で、出先責任者の多くが文句（しかも日程は数ヶ月前に決まっていたそうです）

・勤怠確認用端末を事前に申請することになっていたのですが、全然違う端末を指示した出先３カ所。

・月曜に従来のショートカットが起動しないことが判明、再立ち上げを指示するも、結局丸二日勤怠手書き

このレベルだと、③すらできません。
（担当者に多数電話がかかってきていました）

Answer 2

Pleasanter(プリザンター)というWebDBがあります。
EXCELのオンライン版のような感じです。
EXCELで言うところのシートに同時接続して書き込みができます。

無料です。
それと、DBにSQLサーバー(無料版:MAX10GB)を使います。

うちでは、問合せ管理や機器管理で使っていますが、タスク管理もできるのでけっこう便利です。
使い古しの未使用パソコンを初期化して動かしています。
利用ユーザが５名ほどなので、400名の場合のレスポンスがどうなるのかは分かりませんが・・・。

Answer 3

人的にもコスト的にも安いのはチケット管理ツールでしょうね。

ユーザーがパソコン得意ではないからといって、メールとか電話で受け取るようにしてると後々自分の身にコストとして跳ね返ってくるので、、
ここいらで教育をして、メールベースからDXしましょうよ。

お金があればservicenowとかですが、②でもいいですし、o365とか使ってるなら、もっと簡単に、sharepoint onlineにリスト作ったら多分充分です。。
流石にマクロは組みたくないけど、excelであればチケット管理ツールライクにも出来ます。

もしやるなら、最初は大混乱してしまうと思うので、基幹の移行と導入時期をずらした方がいいかもしれません。。

頑張ってください！！

Answer 4

>※できるだけ低コストで実現したいです。

その場合はハガキですね。