受発注業務、商品台帳について質問させてください。 最近転職してきた人に、この会社は、かなり遅れていると言われました…

Question

受発注業務、商品台帳について質問させてください。

最近転職してきた人に、この会社は、かなり遅れていると言われました。
私たちは商品の価格を台帳で管理していて、専用ソフトを使って注文ごとに受注書を生産部署で作成して、それを営業事務の私が受けとり、台帳をめくりながらその商品の今の単価をエクセルに入力してアクセスで伝票に印刷すると言う流れです。
注文の会社ごとに要望があり、追記するものや省くもの、運賃だけ、請求する会社などまちまちなので台帳をめくりながら確認しながら伝票を作ります。

しかし、転職してきた子が言うには、今はデータベース？と言うのがあり、紙で管理しているなんて古い、一括管理できるようなソフトを全部署で共有したら、いちいち各部署で台帳めくりながらしなくても、簡単に出来る、と言うのです。

台帳は30年前くらいからつけてる古いもので各部署にあり、全部署で同じ価格を共有するため、時々集まって差違がないかチェックしたりします。時々どこかの部署が間違うと、会計が合わず、都度、営業に確認したり客先に電話したりしないといけません。
それが面倒すぎると転職してきた子は嘆いています。

確かにこの作業は大変なんですけど、そりゃ最新の技を使えばどうにかなるんでしょうけど、なんだか信じられないと言うのと、別の会社で働いた事がないので、私の会社が遅れているのか、よくわからなくて質問しました。

その子は東京から引っ越してきた都会っこだから、そんなこと言うのですけど、田舎はまだまだ紙文化です。
だからこちらに合わせてくれよと思いつつも、平成も終わる今、変わるべきなのかなとも思っています。

みなさんは伝票の処理や管理、台帳などどうされてますか？
紙ですか？
それともソフトやデータベースなど使っているのでしょうか？

Answer 1

中堅や大手企業ならほぼ100%システム化され、効率的な仕事をしています。

取引先名
仕入先名
商品名(管理番号や型番)
仕入価格(履歴)
販売価格(履歴)
仕入数量
販売数量
在庫数
注文書&◯ヶ月先注文情報
納品書&◯ヶ月先注文残情報
検収データ
売上計算
利益計算
債権債務表…などなど、その他諸々の情報=データは、システム化されて、それをサーバーという物に保存して置かれ、必要な時に書き込みや、必要な時に読み出して使う事が出来ます。

そのあらゆる情報を保存して置く物を
データーベース(DB)と言って、データーの基本となるものだからベースです。
称してこれらは電子データで、分かりやすく言えばパソコンの中に入っているものは全て電子データです。

その中には
仕入先情報
販売先情報
仕入単価台帳
販売単価台帳など、情報や台帳と言われる物が「マスター」と言われて、最新の物に維持(メンテナンス)する必要が有ります。

これは、今まで紙ベースで維持管理して来たものを、パソコンの中に入れてしまえば電子データとなり、一度そのデータ(情報)を作ってDBに入れてしまえば、今までファイルしていた物が不要となり、探すとしてもパソコンからそのデータ(情報)を検索して見る事が可能で、それを他の作業をする時に、パソコン上でコピーして使えますから、二度と手書きする必要も有りません。

これらは結局投資対効果なので、管理点数も少なく労力も掛からないのなら、わざわざシステム化する必要も無いですが、それが点数も多くなり、事務作業に追われて人手不足や残業になってしまっては業績にも影響しますから、可能ならシステム化する事であらゆる情報は電子データ化となり、サーバーなどに保存する事でデータベース(DB)化出来るのです。

例えば、
お客さんから注文書が届いたら、
お客さん情報は既にDBに登録されているので、
次に処理するのは、
生産部署
①生産部署は、顧客注文書を見て、「顧客Noと納期と数量のみ」システム登録
↓↓↓
②システムで受注登録処理(自動)
ここでは、DBから自動で価格情報を貼り付けるので、営業事務で台帳を見て価格を記入する必要は無くなる。
↓↓↓
◇お客さん毎に品番毎に、価格が違ったり運賃が違ったり、そんな事は関係有りません。台帳に書いてある事を全てDB化すれば。

③そうなると、従来の
>それを営業事務の私が受けとり、台帳をめくりながらその商品の今の単価をエクセルに入力してアクセスで伝票に印刷すると言う流れです。
◇これは一切不要となります。
↓↓↓
営業事務が印刷した物が、次に何処へ流れていってどんな処理をするのか分かりませんが、次の工程(組織)でその伝票を見て何かアクションし、また入力して印刷して結果報告とか？
◇それらも、今まで手書きして来た物や伝票類は一切不要となりますから、結果はパソコンに入力するだけです。

DBとして使えると、
>台帳は30年前くらいからつけてる古いもので各部署にあり、全部署で同じ価格を共有するため、時々集まって差違がないかチェックしたりします。時々どこかの部署が間違うと、会計が合わず、都度、営業に確認したり客先に電話したりしないといけません。
◇これが無くなります。
全部署で同じ価格を共有できるので、各部署で個別に維持する必要も無くらチェックも不要だし、合わないなんて事は一切有りません。
DBは一個だけなので、それを全部署で必要な人が覗いてみるので、見るのは誰が見てもひとつしか無いからです。

分かりやすく言えば、あなたはインターネットニュースを見る事有りますかね？
そのニュースを登録した人は1人(一ヶ所)だけで、それを見る人や使う人は全国に何百万人と居る訳ですから、皆んなが新聞を配達して貰って別々に紙で見る必要は有りません。

全国の市町村から、別々にバラバラに見ても、みんな同じニュースを見る事が出来るのは、データ(情報)が、一ヶ所のDBに保存されており、それをみんなで見に行っている訳です。

じゃないと、わざわざ新聞代を払って配達して貰い、みんな紙ベースで情報(ニュース)を見る事になり、そのニュースを他の人に伝える為には、それをコピーするかそのまま新聞を郵送するかしか有りません。

しかしDB化できれば、遠く離れていてもパソコンからDBを見に行けば、瞬時に同じ情報を取得できる訳です。
北海道の人も沖縄の人も。

じゃ無いと、北海道の人が郵送して送らないと沖縄の人はそれを見る事は出来ず、到着するまで数日掛かります。

それがDB化できれば、同じ時間で同時に見る事が出来るのです。

だから、生産部署が受注登録した物が、すぐにその結果を営業事務で見る事が出来て、台帳からわざわざ探して価格を記入する必要も有りません。

生産部署が受注登録した瞬間に、DBから勝手に価格情報を取得して貼り付け出来てしまうからです。

もっと細かく説明しないと理解出来ないと思いますが、こういうシステム化は、都会とか田舎とかは一切関係有りません。

出来ればその新人さんをリーダーにしてシステム化を進めれば、格段の効率化が図れると思います。

◇社内から価格台帳を全て廃止できます。
今まで書いていた伝票類も、限り無く廃止できます。(税務上必要な物以外)

想像してみてください。
今までの価格情報が、生産部署が受注登録した途端に台帳を見ないで自動で価格が貼りついたとしたら？
営業事務で作成していた伝票を無くす事が出来たら？

システム(データーベース)化は、自分の所の部署だけでやるのでは効果は殆ど有りません。
やるのなら、受注窓口から最終工程まで繋いでやらないと効果は絶大となります。省力化と時間短縮と正確性と。
基本的に転記ミスはゼロになりますから。

Answer 2

システム使ってますが、必要がなければ別に紙でもいいかと
ただ改善できるところは、コツコツ改善していきましょう。
（完全に立ち止まっていると、会社が潰れますよ）

まずは、扱う商品の特性ですね。
なんでもシステム化すればいいというもんでも無いです
例えば金融商品みたいなものだと現品が見えませんから
安易なシステム化は横領の温床になったりしますし
また営業がたくさんいて、リアルタイムで商品発注を行えば
納期が前倒しにできたりする場合なども考えられますよね。

質問者さんの状況に似ているのは宅配便の配送書だと思います。
個人などが持ち込むときには、紙に手書きで配送しますが
大口どうしや配送拠点どうしでは、オンライン化した情報で
配送を行って人手を減らしてコスト削減をしていますよね。

で、とりあえず
（１）全部署で同じ価格を共有するため、時々集まって差違がないかチェック
これははムダですよね。
誰かが共通価格表を作り、適時Excel表を配るなりすれば良いだけ。
更に言えば
価格表を共有PCのAccessなどに入れておき 入力するときにそこを
参照するようにExcelシートを作って入力すれば間違いはなくなります。

優秀な大学生にアルバイトで作ってもらえば１０万掛からないくらい
（セキュリティなどを組み込むことは考えてないコストですが）
社員の数週間分の給料で、充分改善できちゃう内容だと思います。

（２）専用ソフトを使って注文ごとに受注書を生産部署で作成して
なのであれば、
商品名でなくて統一商品コードなどにすることが可能なはずですし
受注書にバーコードなどを印刷することもも可能じゃないでしょうか？
可能ならオンライン化する。
もちろん、チェック機能は必要なので受注承認は誰かがしないと
いけないですが 入力ミスなどを極力減らす改善は必要だと思いますよ。

Answer 3

転職してきたひとに先導して頂き、改善していけばいいかと思います。
まずは導入するための経営陣への説明からですね。

Answer 4

使っています
また使っている会社は多いです
しかし
全てがペーパーレスになっておりません。
と言いますのも
社内外の監査に対応したりするためです。

導入は
費用対効果になります。

ソフト導入だけで対応できるかは分かりませんし
多額な費用がかかり
導入して終わりではなく
維持管理が必要です。
そのような部署が現会社にあるか？
また経営層の考えも重要です。