秘書業務をしている方や、スケジュール管理が得意な方に質問です。

Question

秘書業務をしている方や、スケジュール管理が得意な方に質問です。現在総務業務兼社長秘書を務めています。社長秘書と言っても常に付き添うわけでもなく、予定の管理や頼まれた事を行うだけの本格的な秘書ではありません。

秘書の業務内容は主に社長のスケジュール管理です。
グーグルカレンダーを使用して、編集の権限はは私のみ、役員数名は編集はできないけど閲覧権限があります。
その他(県外勤務の方など)は週に一度PDFで２ヶ月分と直近１週間のスケジュールをメールにて送信しています。(週に一度配信)

ですが、PDFで見ている方達は、終日の予定などがカレンダーの枠に入り切らず開始時刻は見れても終了時刻が見れなくて困っています。
社長はとても忙しい人で国内外問わずよく出張に行き、終日来客という日がほとんどです。

そんな方なので社長はPCでスケジュール確認をする時間もなく、グーグルカレンダーを印刷して自分の手帳と照合して確認していたりします。
その時に
｢開始時刻はわかっても終了時刻がわからない｣
｢だから皆予定を入れてきて終日の予定と被る｣と問題になりました。

最近の問題なのですが、予定が被ることが多いです。
社長のスケジュールの終了時刻が見れない人達が終日の予定と気づかずに、(気づいてても)しかも社長にアポを取らずに勝手に予定を入れてきます。
私に予定を記入したメモを渡してくるのですが、大体はアポを取っておらずに受け入れた予定ばかり。

｢これ社長の新しい予定。〇日空いてたでしょ｣なんて軽い感じで言われますが、これが秘書業務の当たり前の事なのでしょうか。
そもそも秘書とはなんなのでしょうか。この辺りもご教示願いたいです。

話は戻り、こちらの対処の仕方は社長に確認したのか、アポは取ったのか、取ってないならこちらで取らなくてはいけないし…というような事をお伝えするのですが、なにせ私自身20代で、年齢も経歴も上の人にあまり強く言えません。
そもそも他人の予定をアポ無しで受け入れる事自体おかしいと思っています。
一旦予定を預かって空いているか確認した上で先方にお返事するなど、そう言った事は一切ありません。私がそれをしていいのならぜひやりたい(その方が間違いないから)のですがそうなると総務業務が疎かになり本格的な秘書業務、秘書という立ち位置になってしまいます。

私自身秘書業務の経験はゼロで事務職自体も初めてで毎日手探り状態です。
総務業務は補助金の申請(複数)や伝票仕分け、入力、お茶出し、メール返信やテレビ撮影時のアシスタント…などどこにでもある総務業務を当たり前にこなしつつ社長のスケジュール管理や身の回りの世話をしなくてはなりません。
テレビ撮影で社長に付きっきりだと総務業務が進まず部長に怒られ、かと言って社長を放置してしまうとそれはそれでまずいのです。

そうは言っても仕事であればなんとかこなさなくてはいけないし、スケジュールの被りはアポ無しで予定を入れてくる人達が悪いのではなく管理能力のない私の責任だと思っています。
なんとか効率よく、みんなにわかりやすいスケジュールをみんなで共有できたらいいなと思っているのですが何かいい案はないでしょうか。

ポイントは、
・予定は本人の許可無しで突然入れるのが当たり前なのか

・秘書(といっても本格的ではない)とは一体なんなのか

・グーグルカレンダーを使用しつつ、PDFで見るなど直接共有できない方にも伝わりやすいスケジュールの作り方

です。

総務部総務課は私１人で、総務業務はほぼ１人で行っている状態です。
会社は中小企業で事務所には50人ほど人がいます。商品製造には200人ほど。
右も左もわからない状態で２ヶ月が過ぎ、やっと流れや雰囲気を掴んできた所です。
総務業務をこなしつつ社長のスケジュール管理も同時進行しなければならないので、皆様のお知恵、良いアイデア、なんでもいいのでください！
よろしくお願いします。

Answer 1

・予定は本人の許可無しで突然入れるのが当たり前なのか
⇒かなりの確率であります。社長のスケジュールはどんどん埋まるので、社長や秘書の返事を待っている余裕はありません。

アポを取っているのか、とありますが、質問者さんにメモを渡した瞬間がアポを取った瞬間です。質問者さんにメモを渡す前にアポを取る必要はありません。なぜなら、社長のスケジュールは質問者さんが調整する（なんとかする）ものだからです。
それだけ忙しい社長なら、ネット会議や電話会議で移動時間にしてもらうのが良いかと思います。

・秘書(といっても本格的ではない)とは一体なんなのか
⇒質問者さんがどこまでしているのか不明ですが、私のときには、奥様やお子さんのの誕生日を把握した上で、花を用意したり、その日は早く帰宅できるように調整したりしていました。

・グーグルカレンダーを使用しつつ、PDFで見るなど直接共有できない方にも伝わりやすいスケジュールの作り方
⇒PDFを一度印刷して、手書きで終わりの時刻を書き込んでから、改めて、PDFファイルにして、送信します。コピー機で、PDFファイルを作成することはできませんか？