頼りになる人がいない会社で…… 私が行っている事務の仕事（総務・経理・営業等事務全般）のマニュアルは私がだいぶ作成…

Question

頼りになる人がいない会社で……
私が行っている事務の仕事（総務・経理・営業等事務全般）のマニュアルは私がだいぶ作成しました。 しかし、それ以外でどんなマニュアルを用意すればいいのか悩んでいます。 わが社の社長は電話応対のマナーを知らない、出来ない方です。それなので他の事も余り知りません。社長や部長などに自社製品以外のことで困った事や分からないことを聞いても、ほとんどわからないと返答される会社です。昨日は、クレームの電話が一軒かかってきていたので、自分のクレーム対応を省みるためにも、クレーム電話対応についてまとめていたサイトをいくつか印刷し、マニュアルとしてファイリングしました。手書きで大事なところをまとめました。勉強になったし、他の人が見てもとても勉強になると思います。 今まで営業事務ぐらいしかしてこなかったので、市民税や住民税のことなども全く知らずそういうのもサイトをいくつか印刷ファイリングしていっているところです。
あとは、どういうことをマニュアルとして置いておけば、いいでしょうか？ 自分のためにも、また自分以外に事務員や営業社員が入ったときにも役立つようにしたいのです。誰にも聞けないのですから。 アドバイスお願いします。

補足

今会社から帰宅中です。読みました。大変参考になることばかりで、感激です。言われていることをやっていきます。

Answer 1

大変な様ですね。

でも社長含め管理職の方々が自社の営業製品以外はあまり詳しくない→貴方に任せっきり

任された貴方→社内を貴方色で取り仕切れる！！って感じで気楽に取り組みましょうね。

先ずは①1年に一回する仕事 ②月に一回する仕事 ③週に一回する仕事 ④毎日する仕事

にそれぞれに書き出して、年間スケジュールから日々のスケジュールまでまとめます。

次にどの業務にマニュアルが必要なのか、誰の為に使うのか、どの様な場面で使うのか考えましょう。

例えば来客応対マナー、電話応対マナー等のマニュアルは貴方は必要ないのではないでしょうか？体が覚えていますよね～

こんなマニュアルは新入社員の方に必要ですよね。（クレーム処理はレアケースとして考えています）

新入社員さんの為のマニュアルは毎日する仕事を中心に簡単に解りやすく作成します（貴方が自分の負担を減らすためにも）

また新入社員さんは社内の書類や備品がどこにあるか解らないので簡単な図面資料も作成します。

他には・・・今はワードやエクセルは使える方を採用する方向で市販のマニュアル本でよろしいかと。

市販ソフト以外のＰＣシステムがあればマニュアルを作った方が良いと思います。（システム会社に独自プログラムを作成させた事がありますが・・・彼らが納品するマニュアルは使えません）

税法や社会保険・労働保険等の法律に深く絡む仕事は大枠のみで・・・（細かく独自マニュアルを作ってしまうと法改正の度に大変なので）

細かい部分は役所で発行される資料やホームページを利用させる形でマニュアルをまとめれば良いかと思います。

残りはマニュアルがあれば便利！と思える業務があれば都度作成すれば良いと思いますよ。

でもマニュアルよりもチェックシートをしっかり作成して業務の漏れを無くすシステム作りがより重要ではないかと思います。

マニュアルは完成した瞬間から劣化が始まると自覚して下さい。

バックヤードの経理・総務関連はゆったり劣化しますが、営業関連のマニュアルは市場動向に応じて変化しなければ意味をなしません。

だからといってマニュアルの修正・改善にばかり追われても本末転倒です。

頼れる人がいないのでマニュアルを作成することで安心感を求めていらっしゃる様に感じますが、多分マニュアルが無くても貴方はきっちり仕事をこなせていると思いますよ。

乱文で申し訳ございませんが、多少でも参考にしていただければ幸いです。

頑張ってください。