立替金の処理についてアドバイス頂けますか？ 修理業をしている小さな会社で事務をしています。 立替金を本来渡すべき人で…

Question

立替金の処理についてアドバイス頂けますか？
修理業をしている小さな会社で事務をしています。
立替金を本来渡すべき人ではない人に渡してしまいました。☆うちは『立替金清算書』とか『経費精算書』というものはなく、領収書にどこの物件の部品とメモ書きをして日報と一緒に提出して貰っています。
家族経営の名残だと思います…
だんだんスタッフが増えていっぺんに何人分も細かい金額を生産することが増えてきました。

まだもらっていないとスタッフAに言われすべての領収書を確認したら、Aの字でメモ書きしてある領収書を見つけました。出金伝票には別の名前Bと書いてありました(^_^;)

Ｑ１ あなたの立替金ではないので返してくださいと言えるでしょうか？
以前、こちらで質問しましたが、Ｂはお金をごまかす人です…

お金をもらった時点で見おぼえない金額なのに何も言はないって事は(^_^;)
知らないよと言われたらそれまですよね？

私がいけないので私が立替える方が良いでしょうか？実際に自腹という会社に勤めている方はいますか？
4000円前後なので、これからは特に気を付けると自分いたいして戒めのつもりで自腹にすべきか…迷ってます。

Ｑ２ 皆さんの会社では間違えて別の人に渡すなんてことないですよね？
どのように気を付けてますか？

アドバイスよろしくお願いいたします！

参考：
経費で衣料品を買い、ばれないようにレシートの内訳部分は捨てて領収書を会社に提出するような人です。
結局ばれて会社からはお金を出していません。
社長曰はく、長靴は人によってはＯＫで、靴下についてはＯＫかは回答を貰えませんでした。
http://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q11121228946

補足

samugaripieroさん
至急のアドバイス有難うございます！また、正しい方法へ導いてくださり感謝です！
2重にチェックしているのですね…立替金でさえそうであれば、やはり日々の請求や給与計算なども何人かでチェックしているのですか？
社長の息子さんに「返してくださいと言って良いか？自腹が良いか？」と相談したら、うーん。急がなくても良いんじゃない?と言われてしまいました(^_^;)
返金を求めても良いものであれば、言いにくいですが謝って返してもらいます。
私はそそっかしいので、メモを書いて領収書を持ってきたＡ本人に確認し、直接Ａのメモを付の龍収書を見せてみようと思います。
もし返金してくれない時は、自腹でしょうか？
あ、必ず立替金が発生するのでそこから引くのもありでしょうか？
一言言った方が良いですよね？

Answer 1

anmitsu_freakさん

①いえます、当たり前ですがミスに付け込んで金を奪ったままで許されるわけはありません
ミスは訂正すればいい、返金も求めることは正当なことです。
面倒な相手でもめるのが嫌だから自腹を切るというのでも別にかまいません
ただし、そのことを上司などが知ったらどう対処するでしょうね。
私なら、お金に関してミスをした上にそれをきちんと報告もしないでミスを隠すという行為なので、それが発展したらお金をごまかす横領などの可能性もある人ではないかと心配をしますのでお金に直接かかわる部署においておいていいのか疑問を感じてしまいます。

②基本的にありません
ちゃんと本人が上司のはんこをもらったうえで清算書を事務へもっていってお金もらいますから。

補足
請求書とかは担当営業がチェックして部署長に見せるから最低でも二度のチェックは入りますし、そもそも日常的に請求書に入る売り上げがたった時点で売上伝票を回覧してます。
なので売り上げ発生で伝票回覧で営業と部署長が見て金額を入れる。
請求書発行時に請求書として発行されたもので営業と部署長が見て修正があれば修正をするので、伝票発行を忘れたという時が危険なだけでそれ以外ではあまりミスって起きないですね。
(量が多い月末などは仮請求書を月末前に発行して回覧してチェックをしておきます。）

給料は情報たくさんの人に見せるものではないので、たくさんの人がチェックなんてしませんが、部署責任者と社長がチェックしますね。
まぁ社長ってのは結構めくらばん押すもんなので部署長がしっかりと責任もってチェックをします。
給料計算任せる相手ってくらいなのでそれだけ高い信頼度のある人がやってますから、社長がいくらかチェックすればそれでOKって状態を作ってます。
そこが信頼できない人の場合は、望ましくありませんが別の人もチェックの人として追加しないといけませんね。

返金を求める場合の方法は本人と相談をしてください、別に別の立て替えが発生したときに相殺してもいいですし、分割で払ってもらうのでもなんでもいいので、相手と話し合って決めたらいいです。
会社側のミスでの返金で申し訳ないことをしてることには違いないのですから、相手が支払い安い形に配慮してあげればいいと思います。
給料からの勝手な相殺はしてはだめなので給与天引きってのはだめですが(特に勝手にやって文句言ってくるような相手には絶対ダメ)、立替などの清算時に過去の清算物との相殺が発生するのはかまわないと思います。
でもやはり相手からすれば立て替えたお金が帰ってくることでそのお金をあてにして生活設計してる場合があるから事前に伝えておかないのは相手が困ってしまうかもしれませんね。