Excelやスプレッドシートで出来る業務効率改善システムを作りたいです。 閲覧ありがとうございます。 私は営業と…

Question

Excelやスプレッドシートで出来る業務効率改善システムを作りたいです。

閲覧ありがとうございます。
私は営業として務めています。会社のタスク管理の仕方があまりにも工程と使うツールが多く効率が悪いので何とかならないかと考えています。

【仕事内容と現状】
・30名ほどの社員それぞれが毎日顧客対応をし、顧客情報管理と見積作成をする。
・シフト制のため外出中や休日に入った問合せ等は資料を確認し別の社員が対応。
・顧客との打合せ中にカルテを書き（紙）客先から戻ったあと担当営業が指示書を作成（Excel作成し印刷）→それを元に事務員が作成→担当営業がチェック→派遣事務に送付作業指示（宛先等Excel作成しデータでも残しつつ印刷）→顧客へ。
・担当は客先訪問する度に議事録（Excel表）を更新
・スプレッドシートに今資料がどこにあるのか（事務へ依頼中なのか、最終チェック中で自分が持っているのか、送付依頼中かなど）外出中や休日の問合せを別の社員が取っても分かるように更新。
・全ての資料（紙）を顧客ごとに毎月ファイリングし1年間保管。

問題点
・Excelはそれぞれ別のシートになっており、印刷するのに時間がかかる。
・工程が多すぎてスプレッドの更新を忘れがちになる。
・全員の顧客の納期が把握出来ず、自分以外の顧客から催促が来た時にいつ出せるかが直ぐにわからない。
・問合せが来た時に初回の月で資料がまとめられているため、資料を探すのに、名前でデータを検索→議事録を見て何月が初回か確認→ファイルを探す→回答→問い合わせ議事録更新→印刷
時間も手間もかかる。

欲しいシステム
・開くツールや工程を減らし効率化したい。
打ち合わせ資料等は紙で渡すとしても、指示書は依頼ボタンを押したら事務員のタスク表に追加されるなど。

・個人的には、顧客情報登録するとカレンダーに上に納期が反映されて休日と納期とやる事リストが見える化出来たら嬉しい。

何か効率化を図る案はないでしょうか。
現状、個人的な工夫の範囲ですので開発を依頼するなど会社を巻き込んでできるか分かりません。
こういうシステムならExcelでできるよ！というアドバイスがあれば教えてください。
よろしくお願いします。

Answer 1

とりあえず要望に対して何が必要か考えてみました。

>・30名ほどの社員それぞれが毎日顧客対応をし、顧客情報管理と見積作成をする。
顧客情報データベースとその登録アクセス手段が必要ですね。
見積作成用のテンプレートフォーマットが必要ですね。できれば顧客データベースから情報引用できる仕組み。

>・シフト制のため外出中や休日に入った問合せ等は資料を確認し別の社員が対応。
スケジュール管理が必要ですね。担当ごとの着手内容や進捗管理とそれを他の社員からアクセスできる手段が必要。

>・顧客との打合せ中にカルテを書き（紙）客先から戻ったあと担当営業が指示書を作成（Excel作成し印刷）→それを元に事務員が作成→担当営業がチェック→派遣事務に送付作業指示（宛先等Excel作成しデータでも残しつつ印刷）→顧客へ。
ここの手順不明確ですね。まず手順の明確化をすべきでしょう。（事務員が作成：何を？）
日程チェックなどのチェックポイントも必要かな。

とりあえずカルテを書いた時点でスマホなどで撮影して送付しておくべきでしょうね。
できれば事務員は入れずに担当営業がテンプレートに当てはめて書類作成できるようにすると良し。
担当営業だけのチェックでいいの？（ここで事務員とかに定形チェックなどやらせるべきだとおもいます）

>・担当は客先訪問する度に議事録（Excel表）を更新
議事録だけでなく、前回議事録からの差分も作らせるべき。（進捗内容、新規提案）
可能であれば案件進捗管理システムで管理すべき。

>・スプレッドシートに今資料がどこにあるのか（事務へ依頼中なのか、最終チェック中で自分が持っているのか、送付依頼中かなど）外出中や休日の問合せを別の社員が取っても分かるように更新。

誰がそのデータ入力するの？ 誰も自分のポイントにならない作業に手間かかりすぎでは。専門員雇う？
もしやりたいなら進捗管理システムを作成、立ち上げしてフローに乗せるべき。決済システムとかあるでしょ。

>・全ての資料（紙）を顧客ごとに毎月ファイリングし1年間保管。

Excelの仕事じゃないですね。担当自らやるかバイトでも雇う。

なんか壮大過ぎません？ Excelでできるところまで希望を絞り込みましょう。

Answer 2

＞何か効率化を図る案はないでしょうか。

そもそもが、その要件で自身で設計ができる事は無いでしょうし
出来たとして、まともに効率化するものはできないのでｅｘｃｅｌなど使わずに適した環境で作成を行う。

＞現状、個人的な工夫の範囲ですので開発を依頼するなど会社を巻き込んでできるか分かりません。

まずは、そこの確認が先ですね。適した環境で作ってくれと言われれば作ってあげられますし、設計や講習をしてほしいというのなら、それも可能です。

自身で行うというのなら、設計ができるまで10数年はかかるでしょうし、かけたところでできる保証はないので、そこまでかけてやる気があるのか、数十万で済むものを何千万もの賃金を出し会社でやらせる気があるのかを明確にすることから始めるべきです。

Answer 3

＞・スプレッドシートに今資料がどこにあるのか（事務へ依頼中なのか、最終チェック中で自分が持っているのか、送付依頼中かなど）外出中や休日の問合せを別の社員が取っても分かるように更新。
→これ順番に行ってくわけだし、列分けしてそれぞれ終わったらチェックマークでも1でもなんでもいいから入力すればそのセルに色がつくようにしとくと文字を見ないでも今どの段階なのかが一目で分かる感じになるんじゃないかな。

＞・問合せが来た時に初回の月で資料がまとめられているため、資料を探すのに、名前でデータを検索→議事録を見て何月が初回か確認→ファイルを探す→回答→問い合わせ議事録更新→印刷
→名前でデータを検索する。ということは問い合わせの一覧データがあるということになるのかな？であればそちらに初回の月のデータがあれば議事録を開く必要が無くなるのではないだろうか。