事務員さんに聞きたいです。 事務職になって半年です。 先日、お取引先の会社から電話があって、⚪︎月⚪︎日の請求書をい…

Question

事務員さんに聞きたいです。

事務職になって半年です。

先日、お取引先の会社から電話があって、⚪︎月⚪︎日の請求書をいただいたのですが納品書をまだもらってないです、という内容だったので、営業担当が納品書を渡してないんだなと思い、事務所に営業担当はいたのですが電話を変わらず、承知しました、担当に申し伝えますと、言い電話を切りました。
請求書を確認し、これの納品書をまだもらってないそうです！と伝えたら、そもそも納品書ないし！いつも渡してないじゃん。って言われて、普段納品書を渡してる渡してないとか分からないから、営業担当さんから電話してもらえますか？と頼み、電話してもらいました。
その後に、お礼を言ったら、そもそも俺がいたんだから電話まわせば良かったじゃん、俺が担当って分かってるでしょ？と軽く怒られました。
私はそんな電話くるくらいだから納品書を渡すもので、どの請求書か確認してから、担当に言わなきゃと思ったので、申し伝えます。と担当に変わらなかったのですが、電話変われば良かったのでしょうか？
分かりません、ずっとモヤモヤしてます

Answer 1

①担当者が居るなら、保留して聞くのが効率的でしょう。
分からない人が勝手な判断をしてはいけません。(不在なら確認して折り返し)

②そもそも、普段から納品書を受けてから処理しているかどうか分かりそうなモノですが、そこは半年以上売買は無い会社なのでしょうか？
そこの判断がイマイチだと思うのですが。

③基本的にはあなたの言われる通り、納品書も無いのに支払いは出来ません。
それに注文書や見積書や請求書などはどうなっているのか？
それを上司なり経理部門に相談して、今後のやり方を確認して下さい。悪く考えれば不正にも繋がりかねないので。
注)注文書に納品書が付いている書式もあり、それを急ぎ納期為に代理で納品処理している可能性も有りますから、そんな書式になっていないのかどうか？

Answer 2

事務の仕事は効率を考えて合理化標準化する方向で考えます。どの顧客にもどの営業マンにも同じように対応する同じように満足してもらう、そういう方向性です。いっぽう営業という仕事は顧客ひとりひとりにキメ細かく対応する方向性で進めます。非効率のようでも顧客に合わせて個別のやりかたをしていきます。
で、今回のケースは「その営業マンとその顧客と組み合わせでは、そのやりかたが最善ではなかった」ということでしょう。営業マンひとりひとり仕事のしかたが違うし、同じ営業マンでも顧客によってコミュニケーションのしかたを使い分けています。そんなことは合理化標準化をよしとする事務方はわからないしわかりたくないことです（注：ただし営業事務という仕事は違います、そのへんわからないとならない）。
なので今回のことから、①その顧客からの問い合わせ事項は細かなことでもその担当営業マンに知らせて対応してもらう、と学びましょう。それから②その営業マンの顧客なら同じようにした方がよさそうだ という仮説も立ちます。でも顧客によっては違うかもしれない（あの営業さん言ってることが変わるんだよね、という感想になるでしょう）。それから余裕があったら ③今回のことを他の営業さんに意見を聞いてみる をしたら、今回のやりかたが他の営業マンには使える方法なのか判断材料になるでしょう。

それからおまけですが、今回のケースのキモは お客さんからの問い合わせに答える でした。社内的に面白いくないことが起きましたが、お客さんからの質問に答えて解決してるのですからまったく問題ナシです。顧客にしたら、不明点を電話して事務員に伝えた、その後担当営業から折り返し電話があって説明きいて納得した、です。ぜんぜん不備はありません。終わったことはよしとして、引きずらなくていいかもしれません。

Answer 3

担当者が側にいるのなら代わってもらってもよかったのかも。
売上、請求書、納品書、受領書、
など綴りなってるものが主なのですけど会社によって違うのでハッキリしない場合は、代わってもらってもいいのかなって思います。
言い伝えは、真意が伝わり難いのもあるので席を外してない場合は担当者に代わってもらってます。

Answer 4

結論からすれば営業担当がいるなら、電話を保留にしてどうするか聞けばよかったと思います
その方が話がスムーズに進んだでしょう

ただその営業の人は怒りすぎだと思います
まだ入って半年の人にそんなに言わなくたって、次から自分がいるときは電話代わってほしいと言えばいいだけのことです

また営業担当者によっても、すぐ代わってほしいのか質問者さんのように請求書を確認してから代わったほうがいいのか、希望する対応はバラバラだと思います
今回この人はすぐ代わりたいと覚えたのですから、次に同じようなことがあったら一旦聞いて必要があればかけ直すことにしたらいいと思います