取引先から依頼内容をメールで送って頂くには？ 営業事務の仕事についてです。

Question

取引先から依頼内容をメールで送って頂くには？

営業事務の仕事についてです。取引先からの見積もり依頼、在庫確認、特価依頼を電話で伝えて来る方が多く、急ぎでない場合はメールでの送信をお願いしておりますがほとんど電話のほうが楽だから、という理由で電話対応が減りません。

メールでお願いする理由として
・製品の型番も長く、聞き間違う可能性がある(T、P等)。聞き返したり等で時間がかかりやすい。

・当社で在庫管理をしているわけではなく都度メーカーへ相談してからの回答となるので、電話を頂いてもすぐ回答が出来ない。

・電話を多様する方はメールに内容をまとめる事を苦手とする方がほとんどで、電話を頂いてもまとまりがなく、先方で確認しながら通話をするので、他仕事が出来ず時間がかかる

とにかく通話は時間がかかり、業務量も多いので少しでも時間を作りたいです。

また私も聞き間違い、回答漏れを無くす為に、お電話頂いた場合メールで聞いた内容をメールで送信するようにしています。
ただそれをすることで、完全に私をメモ代わりとして扱うようになり、回答の他伝えた内容も全部メールに書いておいて(後から見返せるように)、と言われることも増えました。

営業さんはあまり事務作業や電話対応をしないので、私の作業が止まると結果社内全ての業務が止まり取引先からの催促が発生すると訴えてはいますが、なんとかすると言われますが行動して頂けず…

何か良い方法はないものでしょうか？

Answer 1

普通、正常な取り引きには必ず取引契約書を取り交わします。
相手がどんな人であろうと。

そこで取引きの運用ルールを明文化すれば良いだけです。
これって、納めた品物が不良になった場合の瑕疵責任とか、保証や補償の問題とか。

その前に、取引きをやる為に、決められた注文書の受領を以って成立するとか。
そこに補足として、電話での注文は無効とする。(…などと明文化)

会社の営業責任者が社名と社長名で契約書を作成し、何回かのやり取り(お互いの主義主張で合意する迄)をします。

それだけの話なんですがね。

何か事故が有ってからでは取り返しのつかない事になりますから、なあなあではダメだと思います。

1度、型番を間違えて納品してみては？
本当の型番は直ぐ出荷出来る様に準備して置いて、相手の反応を見る。
納品して何の反応も無い場合は、相手は無検査で使用している可能性が有るので、使われる前に電話を入れて、＂型番を間違えて発送してしまいました＂…と、交換を申し出る。

まあ、そこまでやらないと無効の担当者は危機感を持たないでしょうが、やはり取引き基本契約書の締結が必須だと思います。

担当者レベルで解決しないのなら、上を使う事です。

Answer 2

顧客の立場から。
私は、メールを結構使いますが、受け付けた返事が無い方が多いです。
納期等が決められている件は、メール後に電話もします。 要するに、間違いなく伝わっているかの確認です。
また、其れが貴方の仕事では無いですか? 立場の違いと思います。

顧客には開封確認の処理については、失礼に感じますので行いません。

Answer 3

「電話での対応は一切禁止になりました。」と言ってしまう。
上司に悪者になってもらって、電話が来たら「禁止なのでできません。」で押し通す。切り替え期間を設けて、それを超えたら突っぱねる。
理由は適当に「言った言わない。聞き間違いがあって問題になり、禁止になりました。ルールですので。」とか。
上司には事前に了承を得ましょう。

Answer 4

ＦＡＸとか何かしら印字が出来、残る使用を
提案してみては如何でしょうか?
確かに電話で聞き取っても聞き違いや聞き漏らしも有りえますし、言った、言わないの揉め事になります！
ＦＡXなら固定電話機能付きも今は差ほど高い物では有りません！
又、感熱紙にも残りＳDカードを入れて置けば
同じプリントは再生出来ます！
一度、提案をして見ては如何でしょうか?