とある会社で事務をしているのですが、

Question

とある会社で事務をしているのですが、Excelファイルの編集運用方法について相談があります。

業務課題を羅列するExcelファイルなのですが、
社内NASに配置してあるExcelファイルを複数人で開き、
Excel内で1.課題を記載→2.記載内容を確認し対応→3.記載者が対応内容を確認し問題なければ確認の旨を記載

というような作業を行なっております。

Excelを用いると集計が楽なので良いのですが、
・2の際、1の人に通知が来ないので、定期的に確認があったかファイルを開いて1の人が確認の必要がある
・Excelファイルを開いている最中は他の人が編集できない

という課題があります。

Excelでの運用が正しいのか、他に何かツールがあればそれを活用するのがいいのか、検討中なのですが、良いアイデアが浮かびません。
何か、うちではこうしてる こうしたらいいなど、あれば教えて頂きたいです。

文章稚拙なため、伝わりづらい箇所がありましたら、修正しますので、気軽に回答ください。

Answer 1

①変更が必要ない時はファイルを読み取り専用で開くことを徹底。
②編集するときは、コピーを作りそれを編集。他の人はコピーがあれば使用中とわかる。
③編集したファイルをセーブし(閉じない)オリジナルを開きファイルの比較を実行。異なっているところをオリジナルにコピペ。
④再度比較し違いが無い事確認し、オリジナルをセーブ。
⑤コピーを閉じてコピーファイルを消す。
で問題ないですよ。

もし確認が必要なら、コピーの名前を編集完了などとし、確認者がファイルを消すようにすれば良いですよ。

Answer 2

SFAや CRMを導入したほうがいいんじゃないですかね。

> Excelを用いると集計が楽なので良いのですが
データをデータベースに保存する仕様にさえなっていれば 集計はどうと
でもなります。

それか Microsoft365に切り替えるかです。 SharePointでドキュメント
を共有すれば同時編集の問題は解決します。PowerAutomateを使えば
入力報告をメールや LINEに自動で飛ばすこともできます。

そもそも確認用のクエリを別のブックに入れておけば いちいち原本ファ
イルを開かなくてもいいはずです。

Answer 3

記載される課題 にもよると思いますが

ラインワークス とかでいい気がします

あとは 確認したら ファイル名の後ろに ＠ とか決まりの記号でファイル名変えるルールにするとか？