ISO9001の審査時に審査機関へ提出する「プロジェクト一覧」、審査時に提示する「プロジェクト計画書」について。 私は…

Question

ISO9001の審査時に審査機関へ提出する「プロジェクト一覧」、審査時に提示する「プロジェクト計画書」について。
私は、中堅のSI企業の品質管理部門に所属し、ISO9001の担当をしてます。定期審査、更新審査時にはプロジェクト一覧を提出することになっています。
対象は建前上は、稼働中の全プロジェクトということになりますが、同時に提出する社内組織図での最小単位である課ごとに一つのプロジェクトを提示していますが、これでよいのでしょうか？
数人で数か月で終わるプロジェクトなどをすべて提示すれば膨大な数になりますし、審査機関のサンプリングによりそのような小さなプロジェクトが選ばれる可能性もあり、かといってそのような小さなプロジェクトまですべて内部監査をやるのは現実的ではないため相談させていただきたく。
また、小さなプロジェクトや維持管理プロジェクトではプロジェクト計画書を作成していないことがほとんどであるにもかかわらず、社内ルール上はプロジェクト計画書作成不要という明確な記載はなく、どのように改定すべきか、審査対応でどのようにすべきかわからずに困っています。
被日審査側の方、審査側の方、双方のご意見をうかがえたらと思います。
よろしくお願いいたします。

Answer 1

そもそも論で申し訳ありませんが、

ＳＩ事業をされているということであれば、「小さいプロジェクト」
の労務費はすべて個別プロジェクトと案件別売上にひも付いている
はずであり、「小さくても」全ＰＪは社内で把握されていると思うんですが・・
そうでないと期間原価が把握されていないことになり、税務上、
ここで公開しないほうが・・・

審査員はそういった見方から、すべてのＰＪが把握されている
ことを前提に一覧を見たいのだと思います。

ＳＩでのＰＪ計画書は、一般的に「品質計画」にあたります。
ですから、継続審査でここからサンプリングを行い、ＱＭＳ実施
状況を見るのは、審査上、特に普通のことだと思います。

もちろん、御社の企業レベルが超巨大で、数人で数か月の
案件が取るに足らないということであれば、ＰＪレベルを
決め（例えば売上、関与人員、期間など）、一定以下は
同じ品質管理とすることも可能です。なんというか、ユニバーサル
ＱＭＳというか。ＰＪ管理も、ＤＲも、ＵＡＴも同じに
してしまうというやり方です。
そうすれば、審査時、「このＰＪは、～レベルですので、
個別ＰＪ計画は作っていません」と説明していいと思います。
内部監査はサンプリングで大丈夫です。

ところで、「数人で数か月」はエンド１０Ｍくらいの規模になるかと
思いますので、これが「たくさんあって」かつ明確に
社内把握されていないとなると、上場していれば、
かなり厳しいことになりますが・・。
ちょうどいま、チャレンジして問題になっている**shibaさんのような・・。

Answer 2

> 対象は建前上は、稼働中の全プロジェクトということになりますが、同時に提出する社内組織図での最小単位である課ごとに一つのプロジェクトを提示していますが、これでよいのでしょうか？

ルール通りにすればいいだけです。「稼働中の全プロジェクト」ということになっているのなら、その通りにしなければなりません。
しかし、それでは非合理的ですから、「○人月以上のプロジェクトに限る」や「受注額○百万円以上のプロジェクトに限る」などの閾値を設けるべきです。

> 小さなプロジェクトや維持管理プロジェクトではプロジェクト計画書を作成していないことがほとんどであるにもかかわらず、社内ルール上はプロジェクト計画書作成不要という明確な記載はなく、どのように改定すべきか

簡単です。上記の通り、ルールを改めればいいのです。
そもそも、「小さなプロジェクトや維持管理プロジェクトではプロジェクト計画書を作成していないことがほとんど」なのは、実務上そんなものを作成する必要などないことが明らかだからです。実務上必要のないものをわざわざ作るなどバカバカしい限りで、ルールの方が実態にそぐわないのですから、それを改めるのは当然です。
内部監査は、そうしたバカバカしいムダを見つけるためにやるのですから、ぜひ活用してください。

ところで、「定期審査、更新審査時にはプロジェクト一覧を提出することになっています」とのことですが、これ自体に問題があります。こんなことは止めればいいのです。
審査は、組織が審査機関にお金を払って「審査させる」のですから、どのプロジェクトを調べるかなんてことは勝手に審査員に選ばせればいいのです。何から何までお膳立てする必要などありません。
ちなみに、当社の場合、審査にあたって事前に何かを用意したり、審査員に何かを渡すなんてことは一切していません。実務をありのまま見せるだけです。
ついでにいうと、いわゆるISO文書やISOの記録など皆無ですし、ISO内部監査やマネジメントレビューなどと称するセレモニーは、時間のムダなので実施していません。やっているのは実務だけです。

Answer 3

どう扱うかを決めて文書化するのも90001の範疇だ。

当初作った品質管理書に乗せてあるだろうが。
ないのなら、改定をしていかなければならない。