仕事で、送信メールを、【お返事待ち】【承諾待ち】【処理済】などのように、ステイタス（段階）を分類して、

Question

仕事で、送信メールを、【お返事待ち】【承諾待ち】【処理済】などのように、ステイタス（段階）を分類して、メール送信後に、フォルダに保存していくのって、効率よくなりますでしょうか？

したことはないのですが、こういうのはどうかな？って思いました。

Answer 1

こんにちは。

お、私も！
私もそのようなフォルダ分類をしてますので、ちょっと私のやり方(処理ルール)についてご紹介します。

・未処理
・閲覧済み
・処理済み

の3つのフォルダを作って、受信したらまず「未処理」のフォルダに入るようにしてます。読んだらアクションを決めて、「閲覧済み」へ。アクションはアウトルックの「フラグ」「分類」と言う機能を使って、「期限」と「何をするか」を色分けしてます。
「何をするか」は「依頼した(対応待ち)」と「実施する」、「細かなアクションに落とす」の大きく3つに分けてます。

で、全部済んだり、何もすることがないものは、もう2度と見ることもないと確信があるものは削除して、確信がないものは「処理済み」に移動してます。一度フラグを付けたものは、フラグを完了にして「処理済み」に移動します。
もし、何か記録を残す必要があれば、返信で宛先を自分だけにして返信しておきます。

詳しくは、以下のブログで紹介したりしてますので、よろしければ…

http://sarahin.seesaa.net/

Answer 2

実際にどんどんやっていく事をおすすめします。

考えて、実行して、トライ&エラーを繰り返しながらやっていきましょう。

少しずつやり方を変えながら継続していったり、やっぱりやめて元のやり方に戻したり。

質問内容の送信済みメールに関しては、効率良くないと思います。「返事待ち」→「処理済み」のように、いちいち送信済みの（触れる必要のない）メールをその都度、違うフォルダに移動させたりするのは無駄だと思います。

段階ごとに分けるのであれば、「返事待ち」のフォルダにも「処理済み」のフォルダにも、同じ案件に関するメールが入ったりしますし…何でも実際にやってみたら良いと思います。ダメならやめればいいだけです。

Answer 3

いいんじゃないですか。
Outlookなら、フォルダ分けするよりもフラグをつけた方が楽かと思います。フラグはいろいろ設定できたはずです。