企業の総務をご担当されている方にお伺いいたします。 有給休暇の算出方法についてなのですが、私が勤めている会社は社長…

Question

企業の総務をご担当されている方にお伺いいたします。

有給休暇の算出方法についてなのですが、私が勤めている会社は社長を含め20名以下のベンチャー企業です。
社員の数が少ない事もあり、有給の取得日や、消化した日や残数、また未消化のままでの失効日などをエクセルにベタ打ちで管理をしているのですが結構不便さを感じています。
特に最近は週3日のアルバイトが2名入社したこともあり、比例付与などがからむために結構ややこしく頭の中が混乱しています。

そこでお伺いしたいのですが皆様の会社ではどのように有給休暇の管理（残日数や新たに取得する日及び失効日など）をされておりますでしょうか。
独自のソフトやシステムなどが有るのでしょうか。それともエクセルで関数を使って管理をされていますでしょうか。

もしエクセルで関数を使い管理をされておりましたら計算式などもご教授いただけますと幸いでございます。

Answer 1

PCAの給与計算ソフトだと、社員や、アルバイトの初期設定をキチンとしておけば、その後の管理が楽です。
※但し、喪失の通知が無かったと思います。

Excelならば、
月毎のシート管理になりますが…
社員名簿に従って、社員や、アルバイトをナンバリングして入力し、←Vlookup関数参照用
入社日から付与日を算出する月関数で付与日を反映し、←if関数参照用
比例付与するアルバイトの有給休暇日数を社員同様に表に入れ、
社員と比例付与区分の該当記号を表の中に昇順で作り、
縦または横(ベースの付与一覧表の社員や、アルバイトの並び方で違って来ます)の絶対参照を加えたVlookup関数で付与日数を反映させる方法を取ります。
付与日は、if関数をベースにし、or関数と、Vlookup関数を絡めて結果を反映させます。
消化日の日数は直接入力or別枠(別シートや、ブックでOK)で取得日をcount関数で算出するように、消化日申請取得日(〇〇日、等)を入力しておけば良いです。
時効喪失日はyear関数で算出可能で、
旧年度有給休暇付与日数から優先的に減算するように、if関数にor関数を絡めて『もし、有給休暇の時効喪失日が来ていないならば、旧年度有給休暇付与残日数があれば、旧年度有給休暇付与残日数から減算し、旧年度有給休暇付与残日数が0日になれば、本年度有給休暇付与残日数から減算します』
という情報を設定します。

次月のシート作成時の数式参照先変更はマクロで出来ます。

Excel関数よりも、ペーパー管理の方が、現在の人数では楽です。

有給休暇付与日が個々に違っているようですが、労働基準監督署の許可(要労働者の一定以上の同意が必要)を得られたならば、一定の日に一括付与する事も出来ますので、管理が楽になります。←要、就業規則等の有給休暇関係の訂正申請(要労働者の同意と意見書)