労働者名簿をデータベースで管理している会社の人事・総務担当者へご質問です。 労働者名簿の必須項目の「履歴」におい…

Question

労働者名簿をデータベースで管理している会社の人事・総務担当者へご質問です。

労働者名簿の必須項目の「履歴」において、新卒の場合は社員の学歴、中途の場合は社員の学歴・職歴が必要となりますが、履歴は学歴も職歴もシステムに手入力されてますか？

当社のシステム部門にシステムを設計してもらうのですが、履歴以外の項目は既にデータベースの中にありますので、その履歴以外の項目で労働者名簿システムを作成し、労働者名簿の提出を求められた際はそれに入社時に提出の履歴書を添える形とするか、

社員の入社時に履歴書をもとにシステムに履歴を入力する運用とするか検討しております。

後者の方が後々のことを考えると便利な気がしますが皆様の会社の運用方法を教えていただけないでしょうか？宜しくお願い致します。

Answer 1

業種にもよります。
建設業などでは、毎年、役所へ「指名願い（≒入札資格届け）」の書類を提出したり、現場ごとの担当者名簿等を提出しなければなりませんが、それには「技術者名簿（職務経歴含む）」を添付する必要があります。
そういう業種では、職歴のデータベース化は必須です。
システム上は、学歴も、履歴・職歴も、似たようなフォーマットに出来、必要な分だけを記録しておくのは簡単なことですので、最初からそのように設計しておくのが当然でしょう。

なお、PDF文書は、スキャンするだけでも手間ですし、検索はもちろん、内容の引用も編集も簡単には出来ませんので、それを使用するのは極めて遅れた官僚組織の自己満足にしか過ぎません。
活用したいデータなら、すべからくフォーマット化しておきましょう<(_ _)>

Answer 2

入力作業は諸事ヒューマンエラーが発生する可能性と
人為的虚偽や証明の精度を保持するため
直筆履歴書をスキャンしてpdf化しデータベースとタグリンクします。