フローチャートの作り方、考え方の基礎について教えて下さい。

Question

フローチャートの作り方、考え方の基礎について教えて下さい。仕事で、「あなたの仕事は、あなたにしかわからない事が多い。いざという時に誰でも理解出来るよう内容をフローチャートで作りなさい」と指示されました。

処理している事を口頭で（または処理すべき資料を見ながら）説明は出来ますが、そもそもフローチャートなど作った事のない私には、どうやってフローチャートで表していいのかわかりません。

ものすごく具体例ですが、私の仕事のひとつに「客先からの受注」があります。
「客先からの受注」とひとくちに言ってもいろんな場合があります。
まとめて定期的にデータで受注する場合（エラーの処理を含めて）
営業を通じて追加受注を受けた場合
客先とのPC端末を通して追加受注を受けた場合
など、これらを1枚のフローチャートで考えると、どのように表して良いのかわかりません。

難しく考えず、それぞれ別々のフローチャートにすれば良いのでしょうか。
でもそうすると、他の業務内容もあるので相当な枚数になってしまうような。

何でも考え込んでしまう性格で、どうしたら良いかと悩んでいます。

「焦らなくていいから、とりあえず自力で頑張って作ってみろ」と言われるのですが、どこから始めたら良いかと。

レベルの低い質問ですみませんが、ヒントを頂けたらと思います。

よろしくお願いします。

Answer 1

慣れないと、そういう作業は大変ですよね。

まず第一ステップは、情報の抜けが無いように考えられる状況を全て書き出すことです。
形式はフリーフォーマット（＝落書きでもOK）で構いませんし、何枚に分かれても構いません。

書き出すことができたら、それを分類して体系付けを考えます。
良くあるのは最初のスタートポイント（受注活動前の前提条件）が同じものを集めるようにしたり、
最後の状況（受注形態）が同じものを集めるようにしたりがあると思います。
最初も最後も同じにならないものは、そもそも分岐条件を作れませんから同じフローチャートには
ならない場合が多いでしょう。

例えばスタートポイントが同じものを集めた場合、スタートから次の状況に変化するとき、「何が違うから」
別々の状況になったのか考えます。それが分岐条件となりますので、そうやってどんどん分岐の流れを
作っていけば良いと思います。

こうしてスタートポイント毎にチャートを作れたら、枚数が少ないならそのままでも良いですが、数が多いなら
「各チャートのスタートポイントは、それぞれ何が違うから別の分類になったのか」考えましょう。
そうすることで、どういう条件ならどのチャートを使えば良いのかが分かるようになります。
その条件についても同じように分岐チャート化すれば、最終的に1枚にまとまるでしょう。

いずれにしても情報量が多いなら巨大なフローチャートになると思いますので、1枚の紙に収まりそうに
なければ無理に収める必要はありません。→ それは本質では無いですから。
上の例で言うなら、各スタートポイントのフローチャートは別々のシートで構いませんし、どのスタート
ポイントを選ぶかというフローチャートが別にあって、その最後が「○○ケースのフローチャートに続く」
だって構わないでしょう。

Answer 2

こんなかんじかな
http://www.mcv.zaq.ne.jp/chakura/flo.jpg

Answer 3

わたしの会社も小さいもんで数人でいろんなことをしなくてはいけません。
以前、うちにもある人にしかわからない仕事があり、
その人が急に辞めて、引継ぎがものすごく大変でした。(事実上2週間ほどはあったのですが）

書き方としては
仕事内容として、
･年間を通しての業務
･月間を通しての業務
・デイリーの業務
のカテゴリを作ってみる
定期的なら月間(マンスリー)
ほかのはデイリーでしょうか。
そのそれぞれの下に
受注┐
受注方法┐
営業・ＰＣ端末・などなど┐
それぞれの処理方法をとりあえず

もちろん他の業務もマンスリー、デイリーのカテに分けていくといいと思います。
見たところ営業部の仕事になりそうですが。他の総務、人事があるならそれは、
"年間月間デイリー"のカテの上に営業、総務、人事を作ることをおすすめします。

箇条書きするときにFreeMindというフローチャートとは少し違いますが。
便利なソフトがあることも口ぞえしておきます。