引継ぎ説明 事務職で、短い期間で引継ぎ説明される時にノートにメモではなく、書類・画面コピーでメモするのは、いけない…

Question

引継ぎ説明

事務職で、短い期間で引継ぎ説明される時にノートにメモではなく、書類・画面コピーでメモするのは、いけないのですか？？

未経験の異種業界への転職で、退職予定者から引継ぎ説明されています。

（やむを得ない事情があり、この1年で3回転職してます。いずれも欠員補充による採用で、担当は自分だけなので社内で分かる人はいない状況です。）

30～40～50代、どの年代も1～2ケ月前からの退職予定でも、全く引継ぎ資料を用意してなくて口頭説明。

決まって「ノートにメモをとれ」と言われますが、私は画面コピーや書類コピーにメモを取って、今まで覚えて来ました。

今は覚え方まで命令されるのですか？

「〇〇作業報告兼請求明細書」とノートに書くのは時間かかるし、長い文書名を書いてどんな様式の書類か見慣れるまで分かりませんが。

家電や携帯電話の取扱説明書・区役所や銀行の記入例と同じ、見本があるのが一番では？？

あと、やたら頭ごなしに「とにかく覚えて」。

私は20年前、初めて就職した会社で「何もかも覚えるのではなく、初めはどこを見たら何が分かるかを覚えておく」と言われ、なるほどと思いました。

「得意先コードを覚えるのではなく、何を見たらコードが分かるか覚える」ということです。

でも今は、指導理念代わったのでしょうか。それとも、私の回りにそういう人が多いだけですかね。

Answer 1

コピー機がない時代だったら、とにかく覚えろが正しかったの
でしょうが、今はそうではないと思います。
事前に退職決まっている人が何も資料用意していないのも
おかしいですし。

しっかりした会社（もしくはしっかりした人が多い会社）の場合、
引継ぎ資料は代々引き継がれて、少しずつパワーアップされ
ていたりするものだと思います。

ちょっと周りの人に恵まれておられないんじゃないかな、と
思います。
誰もちゃんと引継ぎをしていないと、そうするものだと学べない
という点もあると思いますが。

Answer 2

指導理念が変わったなんてことありませんし、引継ぎ資料がないのも驚きです。
また、書類のコピーにメモの方が効率的だと私も思います。

ノートの良いところはバラバラにならないという点ですが、仰るようにメモに時間がかかりますし、後で見直すときも見づらいです。また、似た名前の書類がある場合、ミスの原因にもなりますね。

ただ、私なら郷に従えということでメモを取ります。他の人が目を離したすきにこっそり書類のコピーをとって、家で復習がてらコピー書類にまとめます。(持ち帰れる書類なら)

「とにかく覚えて」というのも非効率的。自分が退職するときは、そういう発言しないように準備してあげたいものです。