社用車の管理について

Question

社用車の管理について4月からの異動で総務部の庶務に関する仕事をする事になり、先日以下の内容についてベースを作るよう上司より指示がありました。

当社は中小企業の機械メーカーです（従業員約２００名）。
現在、会社の車両は営業用、エンジニアの移動用、部品調達用のトラック等５，６台の異なるメーカー車種の車が存在します。
これらの車は主に出張や顧客（業種柄外国人の顧客が多い）を乗せたりする目的で使用します。
しかしこれまで社内で明確な取り決めが無く、各部署で自由に車をリースし、各部署で管理して来ました（例えばある部署は贅沢な車を使用しており、またある部署では安い車を使用しています。そのため社内でも不満があります）。

まだド素人でよく管財のことが全く分りませんが、上司は上記について「財務諸表」に乗ってこないと言っていました。

そこで、今後は私の異動する庶務の部署の業務の一環として、「社用車の管理」をきちんとルール化して行くべきだという事になりました。

しかし、参考となるモデルがなく、どのように仕事を進めていけばよいか困っております。
全社員に納得させるのは難しいですが、妥当なラインを目指したいと思っております。
何方か、「私の会社ではこんな規定になっている」とかご参考になることがあればと嬉しく存じます。

宜しくお願い致します。

Answer 1

大企業のマニュアルは覗けないと思います。

零細企業ですが、車の管理に対しての取り決めは
以下の様な感じです。

＊ 社長専用車は独立した１台があります。
＊ 重役送迎、来賓対応の車もあります。
（上２台は、同一でも良いのでは、との意見もあります）
＊ 社員営業用にバン（４ナンバー）が１台
＊ ４トントラックと軽トラが１台
（共に資材運搬、移動用を兼ねてます）

全て、プライベート使用は禁止
安全管理のため、使用申し込み書を作り、
一人の社員が責任者として管理する

営業内容にも大きく左右されると思いますが、
一流の金融関係でも、支店には専用車１台のみ
営業移動は、時間の約束が出来る、電車が基本

本店でも重役専用車として、４～５台しかありません

逆にタクシー会社など、運転者一人ひとりに報告書を出させます。
もちろん、１勤務ごとです。

保険（補償、年齢条件、契約先の信用）にもしっかり加入して、
車各はそろえた方が良いでしょう
安全第一が望ましいと考えます。
コクワ

Answer 2

社有車管理規程を作成します。その中では、誰が、何のために、どの車（もしくはどの程度の車）を使えるのか、その管理責任者はだれか等総務部で決めればいいと思います。ここで規定の雛形は内容が膨大で載せられませんが、そのような雛形は書店等で沢山あります。