内定後について

Question

内定後について転職活動をしていて、不採用の場合は履歴書・職務経歴書は自分の手元に返ってくるのですが、自ら内定を辞退した場合、自分の手元に履歴書・職務経歴書が返ってきません。これは何故ですか？相手側で処分しているのか、保管しているのですか？

Answer 1

人事担当者です。転職経験もあります。

経験上、不採用でも応募書類を返却してもらえるのは、5%程度でした。
私は二社で経験がありますが、不採用・辞退共に返却はしていませんでした。
一般には不採用でも辞退でも返却はされないと考えたほうがよさそうです。

まず企業側にとって、返却義務はないということはおしりおきください。

返却しない理由は大きく言って２つ。
・費用
・手間
この二点です。
もう１つ挙げられるのは、個人情報の絡みです。
応募を受け付ける際(書類の郵送時)の情報漏洩は、応募者に帰属しますが、返却時の漏洩は企業側です。正直、一般郵便での返却は怖いですので、記録が残るように郵送したいのです。その手間・費用を考えると、最初から返却しないと謳ったほうが、合理的なのです。

返却しなかった書類の扱いは、企業によって異なります。対外的に安心感を持たせるため、すぐに廃棄する所もあるでしょうし、他の方も仰っているように一定期間保管し、廃棄しているところもあります。さすがにずっと取っておくところはないと思います。

参考になれば幸いです。

Answer 2

うちでは内定辞退の場合は本人が希望しない限り返しません。
単純に、そういう人が殆どいないのでその場の判断で返していないだけです。
特に理由があるわけではありません。

その場合は原本を保管します。
原本を返す場合はコピーを保管します。
不採用にした後にいろいろ問い合わせてきたり、クレームを言ってくる人もいるので。

もちろん人事担当の中でも権限がある人以外は見られないように厳重に保管します。
規程の年数が過ぎれば直接廃棄します。

Answer 3

不採用でも返却しない会社が多いですね。内定辞退でも返却する会社もあります。要するに会社側の手間と費用の問題です。内定の場合は社内の処理がすぐにできないという場合もあります。返却が必要ならば会社に要請すれば殆どの場合返却してくれます。