社内メール

Question

社内メール全体で30人未満の会社なのですが、連絡事項が何から何まで全て社内メールでやってきます。
有給で休みますとか、何時から会議ですとかならまだわかるのですが、
ちょっと口で言えば済む用事で隣の人でもメールで来るのです。
例えば
「給湯室の冷蔵庫の中にあるチョコは自由に食べてください」
のような内容です。
フロアに人がいるのだから声に出して言うとか、冷蔵庫にメモ書きを貼っておくとかでもいいのではないかと思うのですが、メールで来ます。
同じような些細な内容でかつ個人宛でもメールで来ます。
クライアントからの大事なメールや重要な日程のメールなどが、こういった些細な内容で埋もれてしまいます。
もちろん埋もれては大変なので、仕分けをしたり自動振り分けをさせたりはするのですが、その手間が無駄な気がして。

他の会社の事情が分らないので、皆さんの勤めている会社でもメールの使用はどんな感じでしょうか？
逆にメールが全く活用されてないとか、一日に何百通も来て大変ですとか、お聞かせ下さい。

補足

誤解されてたら嫌なのですが怒ってるとか嫌とかじゃなくて、他はどうなんだろうという感じです。
ちなみに雑談は多いです。
なのでさっきまで「今日は暖かいねー」なんて雑談してた人からちょっとしたメールが入ってたりちょっと不思議なのです。

Answer 1

面倒ですね…。

些細な連絡の場合用のメールアドレスを作るとかどうですか？
[e-mail]
のようなアドレスを作り、みんなのPCで受信できるようにする。
どうでもいいメールはそこに送るようにする。

自分の会社では
IPメッセンジャーを使ってます。
簡易的なメッセージはそこでやり取りします。

Answer 2

一般的には仕事とそれ以外の事、物事の分別というか判断を個人で見極めて行動します。
質問者様の感覚は極普通ですし、私もそう感じます。
その方が必要性を分別できないか、メールでの通知が必要な内容と判断したか、というところでないですか。
内容からして暇だからできることだと思いますよ。

Answer 3

当方はそれなりに大企業ですが、横の人とも社内メールでやり取りすることもしばしば。
チョコ食べてください程度だと口頭かもしれませんが、いくら口頭で伝えることが可能でも、「言ったよ」「聞いていない」みたいな平行線となる議論も多々あります。
よって、どんな些細なことでも証跡を残すという意味で社内メールでやり取りをするようにしています。
ただ、基本的には業務上のことに限るので、個人的な話しだと私用で使っているようになるので、社内メールでないほうがいいようにも感じます。

Answer 4

以前の会社がそういうところありました。
指示を出す社員とか上司が上のフロアにいて、ほとんど顔をみない。
で、派遣は、下のフロアで作業をやっている。

ほとんど顔をみない状態なので、なにかちょっとした依頼ならば、
内線で電話してもいいようなことでも、
いちいちメールで指示を入れてくる。

なんだかとても事務的で冷たい感じがしました。
そしてコミュニケーションなんてとろうとも思っていないようにもみえました。

俺達はお殿様って感じです。

ついでに派遣はスタッフでも、社員がいる部屋には入れない状態になっていました。
セキュリティカードも通らないようになっている。

また、同じように、メールで連絡がくることがメインなんですが、
ＣＣで関係ない部署のメールも多い。

ただでさえメールが多いので、関係のないメールは減らしたいのですが、
そうもゆかず。
はいったばかりの頃は、どれが関連部署のもので、
どれが関連部署でないかのみわけがつかないため、
一日１００通以上のメールを全部まともに読むと、読みきれない。

また、そういう関連部署の説明も何もないので、
全部読んでから自分達に関係のあるメールかどうかを判断するしか
ないのです。

が、良い部分もありました。
たとえば、口頭での周知だと、たまたま休んでいた人とかに
後で周知があったことをいいそびれてしまいます。

メールで入れておけば、そういうことはありません。

また、顧客とのやりとりもメールで残るので、
上司がいない間、どのようなやりとりがされたか
正確に確認がとれ、証拠に残る部分です。

悪い点は、メールに頼りすぎて、
もし、そのメールが１通でもおちてしまったりした場合、
大変なことになるわけです。

緊急連絡をメールでとばしていても、
もしかしたら、メール遅延が発生している場合だって考えられます。
またメールを書いていると、遅くなる場合もあります。

やはり重要事項は、まず電話でとりあえずの内容を伝え、
後ほど、詳細をメールをいれて、Ｗで確認するのがベストだと思いました。

また、指示を出す上司にしか入らないメールもあります。
ある上司がそのメールをためてしまって、
部下である派遣に転送してくれないと、
全く派遣は意味が通じず、お客様からわかってないと
しかられることもありました。
けれど、上司のところで情報がとまってしまっているので
それ以上、どうにもならない。

なのに、この職場、全部派遣のせいにしては、
どんどん派遣スタッフを入れ替えたがる。

俺達は優秀だ。優秀なスタッフしか必要ないとか
なんとかいうわりには、業務がおざなりで、
業務説明すらしていないし、周知はしていないしで。
反省しようともしない。

派遣の営業さんも、またかよ・・・ってあきれていたし、
派遣もいい加減な社員のせいで、ダメよわばりされて
すごく嫌な目にあったりする。

逆にすごく優秀な人が入っても、
今度は、ダメ社員にあきれて、派遣のほうが先にやめてしまう
という始末。

一番まずいのが、この状態にボスが気づいていない。
会議だとか、なんだとか、留守ばかりにして、
社員のごまかしやいいわけをうのみにしてしまい
実情を把握していない。