通勤手当（会社負担の交通費）の不正の疑いのある従業員

Question

通勤手当（会社負担の交通費）の不正の疑いのある従業員小規模の会社（スタッフ６人）経営者ですが、女性従業員の一人が、会社には実家の住所を届け出て、実際は毎日彼氏が車で送り迎えし、彼氏と同棲、たまにしか実家に帰らないという実情ですが、交通費を、実家のほうが金額が高いので、実家のほうで請求し、定期券のコピーを毎月義務づけたところ、明らかに継続ではなく、新規購入しては払い戻しているようです。
他の従業員にも示しがつかないこともあり、正しく追求したいと考えていますが、どのように追求するのがよろしいのでしょうか。
経営者としては何らかの処分をするつもりですが、本人が口を割らない可能性もあるため、相談しました。

補足

定期を購入した鉄道会社に払い戻しをしたかどうか、会社として確認することは可能でしょうか？

Answer 1

月の中頃にでも定期券を見せてもらえば良いと思いますよ。
使っているのなら持っているはずですから見せられないはずは
ありません。

なぜ私だけが？と言って抵抗することもありますので、
通勤手当の確認のためとして、全従業員に同じように
指示すれば良いと思います。

もしくは、定期券のコピーの提出を、定期券の期限切れの
数日前（購入する直前）に定期券の現物を見せてもらう
ようにすれば良いと思いますよ。

*****************************************

鉄道会社に確認するのは難しいと思いますが、払い戻したら
コピーは残しているかもしれませんが、現物は残っていません。
現物を確認することとすれば、鉄道会社に確認する必要は
ないと思いますよ。

なお、会社に届けていたのと違う経路、方法であっても、
合理的な経路と方法であれば労災は認定されます。
相手がそれを知っていれば、労災は認定されません。と
言っても通じないですよ。

Answer 2

あなたがやろうとしていることで従業員との信頼関係は築けますか？
もっと大きく儲けることを考えては如何でしょう。

Answer 3

難しいようで簡単な問題です。

大企業でも良くある事なのですが、自宅から最寄の駅までバスに乗車が必要であり会社からは、電車とバスの合計で通勤費を支給されています。

しかし、毎日奥様が自家用車で送り迎えされる為、バスの定期は購入していないというケースはごまんとあります。会社は黙認ですね。

しかし、通勤途中に事故があった場合労災が適用されますが、届けていた別の手段で
通勤している場合労災には認定されません。その辺のメリットデメリットを
自己判断でという事になろうかと思います。

補足を見て追記します

会社として定期を購入し現物支給している会社もありますので購入者が会社であれば解約したかどうか照会出来ますが、そこまでして何になるのでしょう？普段からその彼女の勤務態度に問題あるならそちらを追求されれば良い事だと思料します。
おそらくその一環だとも思いますが・・、しかし彼女の住民票は実家にあり、同棲中のかれの家に移している事は考えにくい。
住民票のある実家まで交通費を払っても良いじゃないですか？彼と同棲中なので、そこまで通勤費を払います、別れたらまた実家まで払いますとするのですか？
そのようなところまで社員を管理する場合、貴社の成長は望めませんね。
経営者がそこまで管理できる規模までしか成長できません。

Answer 4

○通勤定期券の現物も確認する。
○通勤定期のコピーを求めるとき、抜き打ちで月初めより1週間以上経過してから確認する。
通勤定期は有効日から7日を経過すると、基本的に当月の払い戻しができないためです。
公平性を保ってスタッフ全員分を確認しても、作業量はそう増えないので現実的かと思います。

疑わしい従業員は住所と通勤経路の虚偽を申請していますから、不正受給に当たる可能性が高いです。ただし処分するにも会社の就業規則や通勤手当の文言次第です。

蛇足ですが、通勤手当の支給に定期が購入できる最長期間の月数分(バスは3ヶ月以上、電車ならば6ヶ月)を一括支給すると明記してあれば、確認作業の間隔が長くて済みます。
その分抜き打ちチェックを行えば予防できると考えます。

－－－補足－－－
定期券の払い戻し情報（＝個人情報）について、鉄道会社に照会することは難しいと思います。
個人情報の第三者提供は「鉄道会社間の連絡」や「警察等からの問い合わせ」に限っていると考えられます。