派遣元管理台帳の保管義務について

Question

派遣元管理台帳の保管義務について管理台帳は事業所ごとに３年間の保存義務が必要とありますが、エクセルのデータで保管するのはダメなんでしょうか？

また、派遣社員に指示をする際に用いる通知書には保管義務はないのでしょうか？

ご教示よろしくお願いします。

補足

派遣元管理台帳については、ありがとうございます。

通知書とは、派遣先における就業条件を記載したものになりますが、こちらもエクセルのデータ保管での対応は可能でしょうか？

それとも、実際に手渡しした通知書のコピーでないとダメでしょうか？

Answer 1

監査業務担当者として回答させていただきます。

＞エクセルのデータで保管するのはダメなんでしょうか？

電子データでの保管でも適法です。
ただし、「派遣元管理台帳に記載が必要な事項がいつでも把握・出力できる」という条件がつきます。
「派遣先管理台帳」についてですが、ほぼ同様の質問事例が東京労働局のHPにありましたので、下記をご参考下さい。（Q5の部分です。）
http://www.roudoukyoku.go.jp/seido/haken/ippan/004.html

ただ、エクセルデータでの管理はデータ容量や使い勝手の面で、多少の不具合が予想されます。
御社の予算と相談ではありますが、余裕があるならば情報管理用のソフト等を導入し、システム構築をされたほうが良いと感じます。

＞派遣社員に指示をする際に用いる通知書には保管義務はないのでしょうか？

「指示する際に用いる通知書」というのは、「労働条件の明示書」のことを仰っているのでしょうか？
そうであるならば、労働基準法の第109条に定められている「雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類」に該当しますので、法律上、保存が必要な期間は「解雇、退職又は死亡の日から起算して3年間」となります。

以上、ご参考になれば幸いです。

●補足回答

要するに最初に予想した通り「就業条件の書面明示」に使用したものと解して回答します。

結論から言うと「電磁的記録での保存」は認められますが、「エクセルデータ」では難しいと思われます。

派遣元管理台帳は、あくまでも「会社が備えておくべきもの」という取扱いですが、「就業条件」はすなわち「契約条件」になりますので、取扱いや認められるための要件が厳しくなります。
具体的要件は「行政監査などの臨検時等、保存文書の閲覧、提出等に直ちに対応できるシステムになっていて、画像情報の安全性の確保、正確性かつ長期間にわたって復元できる等の要件を充たしていること」となるわけですが、前半は「管理台帳」の時と同様です。重要なのは後半部分で、要するに「改竄」や「損壊」が起こらず、万が一の時には「復元」できる体制が整っている必要があることになります。

「エクセルデータ」では、まず簡単に「改竄」が可能ですし「損壊」するのも容易です。「復元」については御社のシステム上のバックアップ体制によると思われますが、「退職などから3年間」ということは、必然的に「3年以上」のバックアップが必要ということであり、現実的ではないように思われます。

従って、エクセルデータで保存を行うにしても、結局は「バックアップ」として紙に出力しての保存が必要になると思われます。