大学の電話交換のお仕事ってどんな感じでしょうか。

Question

大学の電話交換のお仕事ってどんな感じでしょうか。どのような内容で電話がかかってくることが多いですか？
どんな事でもかまいません。ご存知の方、よろしくお願い致します

Answer 1

ある教育系の団体で、3か月ほどでしたがそこの電話対応をしたことがあります。ほとんどが担当者あてのものでした。

大学に限らず、官公庁系の電話交換からかかってくる相手は、同業の省庁の職員、大学、研究所にいｒる研究者の先生方がほとんどです。

内容としては、科学研究費関係や担当部署への取次、大学教育関係がほとんどです。一部、一般の方（受験生や受験生の親御さん、高校、予備校の先生方）から入試日程やオープンキャンパスなどの日程（ホームページに掲載されているので、それを見て質問があれば問い合わせるなど）もあります。共通することは、年代に関係なく、きちんとした言葉遣いで対応することです。電話は顔が見えない相手との対応ですので、常に声を明るくするようにしましょう。

どこの企業、団体、大学などでもそうですが、最初のころは、相手が何を言っているのかわからないことも多いので、実際の業務に就いてから慣れるまでの間、ノートに日付、先方の名前、どんな用件（簡単なキーワードを書いておいてもかまいません）でかかってきたか、誰に取り次いだか（担当部署、担当者氏名（漢字で書くと時間がかかるので、聞いた音をそのままカタカナで記入）、不在の時どのような対処をしたかということをメモするといいでしょう。文房具屋さんにそのようなノートが置いてあったら、1冊購入し、お仕事の時に使ってください。（もし、派遣先の大学内に備品として置いてあったら、それを使ってください。）

大学や研究所などの場合、民間企業と違い、所属機関の名前が長いので、聞き取るのに苦労しました。私自身、どこの企業に行っても、電話対応は苦労しました。仕事を始めてから慣れるまでの間、ノートに日付、先方の名前、どんな用件か、担当者の名前などを書くことを勧めてくれたのは、最初の会社に勤めていた時にいた部署の先輩です。電話対応のたびに、担当者の名前と顔が一致せず、あたりをきょろきょろしていた私にこの方法を教えてくれました。

舌足らずな説明もありますが、参考にしていただければ幸いです。