設計の仕事をしていますが、スケジュールを組み効率的に仕事をしようとして、一つの仕事にだいたいどれぐらいかかるかを想定して…

Question

設計の仕事をしていますが、スケジュールを組み効率的に仕事をしようとして、一つの仕事にだいたいどれぐらいかかるかを想定しても、必ずといっていいほどその時間内に終わらせることができません。そう思って余裕をみたら、必ずそれ以上の時間がかかってしまいます。半分クセになっている感じです。この状態を直す方法ないでしょうか？

Answer 1

私も設計の仕事をしているので、その気持ちよく分かります。
経験の浅い頃はいつも同じ悩みを抱えていました。
設計業務って他の業務に比べると見積もりが本当に難しいんですよね。

時間を見積もる際には漠然とボリュームだけで考えずに、以下のように作業を細分化して考え、各々見積もって合算すると比較的確度が上がると思います。

①図面を見直す時間
②製図にかかる時間（単純にＣＡＤを操作して画や寸法を描く時間）
③計算に要する時間
④構想を練る時間

上記の①⇒④は時間の見積もりが付け易い順番になっています。しかし、作業の流れは逆ですよね。これが曲者なんですよ。④に時間をかけてしまい、それ以降の作業に時間が足りなくなってませんか？
④は正直、経験とセンスが一番効いてくる項目ですので、この確度を高めるには経験と努力でスキルアップするしかないと思いますが、それ以外の作業は、ある程度設計業務をしていれば比較的高い精度で見積もれると思います。逆に言うと、①～③は物理的に絶対必要な時間、④は成果に響くが調整可能な時間（余裕/バッファ）になります。まずは少なくとも①～③を確実に見積もれる癖、決めた時間内に終わらす癖をつけることが先決です。④にかかる時間は自分で見積もるというより、許される時間内でこなすしかないのが現実です。限られた時間で構想に区切りをつける。これも重要な設計スキルです。ずるずる構想を引っ張ってはいけません。

構想の段階ではＣＡＤに向かわず、手書き（殴り書き）である程度構想図を固めてから、ＣＡＤでの清書に取り掛かったほうが、後戻りが少ない分早くこなせますよ。

Answer 2

まず、見積もり方法自体を見直してください。見積時間に余裕を設ける方法はやめたほうが良いです。
プロジェクトマネジメントのスケジューリングで良く用いられる3点見積法を試してみてはいかがでしょう。

a = 楽観値（最も早くできると考える時間）
m = 最頻値（最も有り得る時間）=b
b =悲観値（最も遅れたときを想定した時間）=c

をそれぞれ考えて、期待値＝ (a+4m+b)/6 を割り出します。

この過程の重要な事は、仕事の期間の見積もりは予測であり、幅があるということをしっかり認識して、作業を考える事にあります。
その中で、自分の癖（見積もり傾向）も見えてくることもあります。

そして、期間見積もりは変えずに、一連の作業の流れの中にバッファ(余裕）を設けるようにしてください。（今までプラスしていた余裕期間のバッファでいいでしょう）

その他、マイルストーンを用いた進捗の確認など、仕事を現実的に計画し、見積もり・計画通りの実行を管理する多くの手法がプロジェクトマネジメントの技法から発見できます。

お勧めの入門講座です。
http://www.i-think.co.jp/openseminar_pm-intro.php

クリティカルチェーンの書籍も役に立ちます。
「クリティカルチェーン―なぜ、プロジェクトは予定どおりに進まないのか? 」エリヤフ ゴールドラット (著)

Answer 3

現実的な期日でも余裕を持った期日でも、同じように設定期日より延びてしまうのなら、最初から手前に倒しておけば良いんじゃないでしょうか。

遅刻しないように、時計をわざと進めておくのと同じようなことです。

というか、徹夜を何日しようが、何が何でも期日に間に合わせるような行為をしてみたら良いと思いますが。

そこまでやっているんでしょうか。

Answer 4

読みが甘いのか、無駄なことをやってるのかどちらかかと。