仕事が時間内に終わらない人へのアドバイスについて 職場に、絶対に時間内に終わらない人がいます。

Question

仕事が時間内に終わらない人へのアドバイスについて

職場に、絶対に時間内に終わらない人がいます。それで他の人に影響が出ることも多々あり、中間管理をしている自分にどうにかならないかと打診が来ます。

最近は、始業時間の最初の30分で、
今日やることを書き出させ、
それぞれに優先順位をつけさせて、
勤務時間を1時間ずつ区切った表に書き込ませて仕事に入ってもらっていますが、
それでも結局終業時間間際にあれもこれも終わってないと騒ぎます。
少しでもイレギュラーなことが起こると全てのスケジュールが狂います。
施設の都合上、残業できない職場なので、全て翌営業日の人に皺寄せが行きます。

余裕をもってスケジュールを組むことを伝えて、自分も確認するのですが、どう考えても終わる作業が終わらず、本人のキャパシティや、既定の業務がどのぐらいの時間で処理できるのかが、本人がわかっていないようで、それを自覚させるのにはどうしたらいいのでしょうか。

普段自分は締切や納期に合わせて、逆算をしてスケジュールを組みますが、その人は逆算というものができないようです。

個人的には、仕事の優先順位を自分でつけ、できないものはその日は諦めて、予め引き継ぎをしておくなど、自分自身の判断で仕事を時間内に終えて欲しいのですが、上記のアドバイスで改善が見られない場合、どういったアドバイスが適しているのでしょうか。

Answer 1

＞既定の業務がどのぐらいの時間で処理できるのかが、本人がわかっていないようで、それを自覚させるのにはどうしたらいいのでしょうか。

まず、あなた自身が自分の尺度で考えないこと。
「自覚させる」ではなく、まずは「なぜできないのか」を問い詰めるのではなく、あなたとその本人とのすり合わせを行う。
逆の立場になり考える。
「なぜうまくいかないのか」
このすり合わせの中で思考の仕方の問題なのか、実は病気なのかがわかるのでは？
病気であれば「自覚させる」は無理でしょう。
それに応じて考えるしかない。
思考方法の問題であれば、思考方法を修正させるしかない。

ここまでやらないといけないのかという「そもそも論」はあります。
それはあなたの上司を交えて、その本人とは別に考えるしかない。
いくつか問題を切り分けて対応するしかない。

Answer 2

＞本人のキャパシティや、既定の業務がどのぐらいの時間で処理できるのかが、本人がわかっていないようで、それを自覚させるのにはどうしたらいいのでしょうか。

作業ごとに作業時間を質問者さんが記録して下さい。
で、作業Aは○時間、作業Bは×時間と分かるのでそれを元に予定を立てて下さい。

＞少しでもイレギュラーなことが起こると全てのスケジュールが狂います。
イレギュラーが起きてもいいような予定を立てて下さい。

山本五十六の名言
やってみせ、言って聞かせて、させてみせ、ほめてやらねば、人は動かじ。
話し合い、耳を傾け、承認し、任せてやらねば、人は育たず。
やっている、姿を感謝で見守って、信頼せねば、人は実らず。

質問者さんがやってみせて、一緒に考えてみては？

Answer 3

経験上スケジュールが立てられない人間が、自己管理出来るようになる方法はない気がします。
ひな形を作ってあげても多分パターンが変わるだけで無理なのでは？管理側で業務量をコントロールするしかない気がします。
自身はそういうタイプの人は、午前中でここまで、午後～3時を目途にこれとこれ、～5時まではこれと渡してやって貰ってます。おのずと業務レベルは下がりますが仕方がないと思っています。適材適所的に得意な業務を優先的に当てはめるしかない気がしますね。
キャパオーバーだけには注意ですね。
途中途中で来週にはこれがあるから、手があいたら考えておいてと言うだけでその日のタスクが崩壊する人も一部います…。