園の事務員の仕事の範囲を教えてください 社会福祉法人で、園長、副園長、主任と役職者3名のいる園です。 私はフルタ…

Question

園の事務員の仕事の範囲を教えてください

社会福祉法人で、園長、副園長、主任と役職者3名のいる園です。
私はフルタイムで事務をしています。下記の３つは、事務がやっている園がおおいのでしようか？

・法人園の就業規則の管理
・法人園の運営規定、経理規定など、規定全
般の管理業務
・監査で立ち会い

役職者がやるものだと思っていました。どれもお願いされそうです。そこは園長、副園長が責任を持ってやる仕事では？と腑に落ちません

私は、保育園で働くのは２年目で、給与計算、経理全般、補助金、給付金などの申請、職員手続き、絵本購入、配布、集金などが日々の仕事です。

Answer 1

それは、園内での業務区分がどうなっているか次第です。

規定類の管理とはどのようなこと？
規定の策定から変更処理を自分の責任で行うということでしょうか？

私も事務をしていましたが、規定の管理はしていましたよ？
園長に必要な事項の確認はしますが、変更等やっていました。

また、監査立ち会いもしました。

園長も同席しますが
実務上、経理処理しているのは自分なので。
監査資料はそれぞれ
必要な範囲を然るべき人がやりますが

園によっては
単なる事務員で
そういうことはノータッチなところもありますけど

Answer 2

あなたの園の構成が分かりませんが

園長、副園長は、経営者でしょうか。
それともただの労働者でしょうか。

就業規則は経営者である理事長の責任なので、通帳の名義になっている理事長がやるのが筋です。
経理規定も、その規定に沿って事務が作業するというものなので、元は理事長の仕事です。
運営規定は、できた保育方針等に沿って穴埋めなので、事務でもできるかもしれませんが、扱いは理事長が作るものです。

このように、規定類は園長レベルの仕事ではなく、理事会の仕事なので、園長がわからないのはありえますが、その場合は理事長が出てこないといけませんし、本来は管理職として園長も内容を把握していなければいけません。

業務命令で事務が作業をするのは問題ありませんが、事務に任せて内容はわからないというのは許されません。

もっとも、事務が作業といってもテンプレートがあり、そこに法人名等だけ入れれば終わりますが。

補助金申請をあなたがやっているのであれば、監査への立ち合いは必須です。
あなたがどういう人数の数え方をして書類を作っているかを確認するのが監査ですので、疑問点が出ればあなたが答えることになります。

Answer 3

①就業規則の管理
管理であって作成ではないので、キャビネットに入れておくだけ。(いつでも誰でも見れるように施錠は厳禁)
②各規定の管理
これも作成ではなく管理ですので、特に何か仕事が増えることはないと思います。というか規定を管理するって意味がわかりません。
③監査の立ち会い
どの書類がどこにあるかを誰かが把握していないと、監査の時に時間がかかるために指示されたのだと思います。

いずれの業務も普段の業務の負担になるような話ではないと思います。
園長や副園長だけがわかっていてもリスクマネジメントとしては不十分ってことでしょう。