広報誌の業務委託について質問です。 今年、新卒で配属され広報誌担当になりました。 業者にデータを送る際、各担当がこ…

Question

広報誌の業務委託について質問です。
今年、新卒で配属され広報誌担当になりました。
業者にデータを送る際、各担当がこれまで作成したチラシをそのまま送っており、文章や表記がバラバラです。当然、初校で送付された広報誌は表記統一はされておらず、手直しのやり取りを業者と職場で都度、10回程行います。また、表記統一についてマニュアルやルールなく上司のフィーリングで都度行ってます。
過去の広報誌を調べだのですが年間で見ると、表現も表記もバラバラでした。
以上の理由から上司に従来のやり方を変えチラシを元に校正された文章や参考資料を送りたい、マニュアルを作りたいと提案したところ、許可はくれましたが、雲行きが怪しいです。
本題なのですが、チラシやパンフレットを直接送るのは非常識なのでしょうか？また、業者とのやり取りや流れ、データの媒体を教えてくれると嬉しいです。

以下、私のぐちになります。
上司に従来のやり方を変える提案をしたとき、広報担当だからやって当たり前と言われましたが、これまでろくにマニュアルも作らない、教えないくせにやって当たり前、グチグチ言うなと暗に伝えてきます。クソむかつきます。校正の指摘も一貫性がなく、疑問点、矛盾点を質問したらいいわけばかり！
業者とのやり取りに時間がかかる原因として各担当のチラシに統一性がないと指摘した際も、「広報誌とチラシは別物だから、チラシの内容を校正して送るのは担当が、やるべき」と言ってましたが、そんなわけあるか！
それなら、今までチラシを校正もせず直接業者に送ってた理由がわかりません。これまでも事前に校正した文章を送れよ！！！
校正をやれと言うのはわかります。やって当たり前です。担当だから、
しかし、これまでろくにやってこなかったくせに、新しい取り組みとして新人がやる気を出してるのに「やって当たり前、やるべき」とは何事やと思います。
書ききれないぐらい上司に不満はありますが、頭おかしくなりそうなのでやめておきます。多分、世渡り下手なんだなぁ

ちなみにですが、他の自治体職員からは校正した文章を送ってるとのことです。マニュアルも完備！！！！

Answer 1

そういう部署や担当というのは案外多いように思いますし、昔ながらの印刷所やチラシ制作というのは、そうした具体的でないものを具体的にすることの方が仕事であったようにも思います。過去のパンフレットなどをそのまま送るというのは案外多いですよ。（できないからこその業務委託でもあるので、きっと業者さんが優秀だったのでしょう。）

もちろんマニュアルがあったり手間をかけるというのはとても良いことなので是非行うべきだと思う一方で、業務委託先の仕事を取り過ぎないようにも気をつけると良いと思います。あまり手をかけると内部の業務時間を削ることにもなりますので、マニュアル制作などは、マニュアルを作るに資するような、頻度の高く重要なものに限るのも大事かなとも思います。（あまり形式化しても、変更点の方が際立てば本末転倒ですので。）