放課後デイサービスのソフトについて質問です。 今年から放課後デイサービスの指導員として就職したのですが、やっている…

Question

放課後デイサービスのソフトについて質問です。

今年から放課後デイサービスの指導員として就職したのですが、やっている事務作業があまりにも非効率でびっくりしています。パソコンで書類を作る方が綺麗で見やすいのは分かるのですが、手書きしたものをわざわざ打ち込んでます。表計算などは簡単な足し算くらいで、Excelで処理するメリットもそこまで感じません（ないよりは良いですが）
その事務に追われて、子どもの相手もそこそこにしかできず、やっつけ仕事のような毎日に正直がっかりしています。

そこで、配車手配とか保護者さんへの利用申し込みなどに便利なソフトを使ってみては？と上司に提案したのですが、利益の問題や導入にかかる初期のストレスなどを理由にあまり乗り気ではありません。

上司を説得する方法 もしくは、このソフトは本当に利用価値があるなどおすすめソフトの提案など、お知恵を頂けたら幸いです

Answer 1

1番は利益の問題かと思います。
そもそも、放課後等デイサービスでは、年々報酬単価も下がっていますが、人件費は高騰しているので、よほど定員が多い事業所や何店舗も経営している大手フランチャイズなどの事業所でないと、システム導入は難しいと思います。月2万〜5万かかると思います。
たったそのくらいって思うかもしれませんが、経営側からしたら死活問題です。

Answer 2

あなたがどこまでの事務作業をされているのかが分からないので、何とも言えないのですが、今年からというので、まだそこまで高度の所では無いと仮定します
配車手配に関してはそこまで高度のソフトを必要とする事では無いですし、利用申し込みについても保護者の観点からすると、利用をした日が一目で分かる、利用申し込みに対して実際の利用はあったのかの比較が必要
また、書類に関しても５年間だったと思いますが、保管が必要であるなどの運営上、指定権者の指導があります。
そこをまだ把握出来ていない以上、あなたがまだ話を持っていける状態では無いですし、まずはそこの意識よりも、指導員としてのスキルアップを行ってください

Answer 3

事業所が経費等の経済的な事情以外に
報告書(日報等)とかは手書きした書類を
保護者に確認してもらうとかもありますので
即、電子書類化出来ない場合はあります。
保護者等にその様な環境がない
出来ないとかもありますので。

運営指導とかでその様な書類は
確認されますので。

Answer 4

まずは自分で出来るところから始めた方がよいのではないですか？
書類のテンプレートを整備したり、Excelの定形シートを作ったり、
そこで実績を見せてから上司を説得するのが手順だと思います。
オススメソフトの提案より先に、コンサルでもそうですけど
まずは現場のヒアリングから始めるべきなのではないでしょうか？

さらに言うならそんな事務雑用の効率化の部分よりも
本業であるデイサービス部分からヒアリング始めるべきだと思います
利用者から「係員が事務作業に追われていてケアが疎かな気がする」
などの意見を拾い上げれば、上司に対する有効な説得材料になるかと。