特許事務所、一般事務の志望動機の添削お願いします。

Question

特許事務所、一般事務の志望動機の添削お願いします。私は以前、外壁塗装業の本部で一般事務を担当しておりました。請求書、見積書、各支店の書類のチェック、総務、庶務業務等を行っていました。経理、営業の事務も経験しており、Word、ExcelなどのPCスキル、SUM、AVERAGE関数や、四則演算の利用の経験もあります。また、貴社の働く上での基本姿勢の中にもあります協調性を大切にしております。共に働く人たちが気持ちよく働けるよう言葉遣い、声のトーン、挨拶等相手に不快な思いをさせないよう常に心がけております。これまでの様々な経験を活かし、一日でも早く貢献できますよう努めていきますのでよろしくお願いいたします。

Answer 1

まず、この内容は志望動機ではないです。でも事務職の応募だから「その会社でなければいけない」「その会社の事務をどうしてもやりたい」という理由がないんだと思われます。

一応この内容で添削させていただきますが、面接対策としてきちんとした志望動機は考えておいた方がいいです。
「事務の求人は複数あったと思いますが、なぜわが事務所の事務職に応募をしたのですか？」と質問されたら、どう答えますか？

私も５年前まで転職活動しており、経理事務希望だったので、志望動機は事務の経験を活かします！的な話しか書けませんでした。

でもまともな企業の面接では、「いくつも求人はあったと思いますが、なぜわが社を選びましたか？」みたいな質問はされました。

なので、質問者様の今までの経験を活かします！的なことを書いてもいいのですが、面接対策もきちんとしてください。

一つ確認でしたが、質問者様は今回初めての転職なのでしょうか？もし、複数勤められていたのなら、前職の仕事経験だけを書き、前職以外の経験は書かないこと。
と、キャリアコンサルタントから指摘されたことがあります。

一応書かれた内容は「前職」で経験されたこと、として添削させていただきます。

＞私は以前、外壁塗装業の本部で一般事務を担当しておりました。
↓
「私は」は不要。質問者様の事しか書くわけないので、「私」と書かなくても意味が通じることは、書かないこと。

「以前」と書かないで「前職」と書く。

「本部」は必要ですか？営業所とかショボい事務所ではなく、本部で働いたんですよ！というすごさを書きたいのでしょうか？

本部と書かず、すごさを表したいなら、「〇名社員がいる外壁塗装業の一般事務を…」と書いた方が、前職の規模とか仕事量とかがだいたい想像できます。

あと前職の一般事務を何年勤めたか、を書いた方がわかりやすいです。
確かに履歴書の職歴で「〇年３月～△年４月 〇〇塗装業勤務」みたいなことを書いているから、何年勤めたかわかるでしょ？と思うかもしれませんが、この書き方よりも「約５年勤めました」と書いた方が理解がしやすいとキャリアコンサルタントからアドバイスもらったことがあります。

『前職では、〇名いる外壁塗装業の一般事務を〇年勤務致しました』と書いた方が、会社の規模や事務職の勤務年数で経験値のすごさを判断しやすくなると思います。

＞請求書、見積書、各支店の書類のチェック、総務、庶務業務等を行っていました。経理、営業の事務も経験しており、Word、ExcelなどのPCスキル、SUM、AVERAGE関数や、四則演算の利用の経験もあります。
↓
この部分が無駄にあれこれ書きすぎてて、わかりにくくさせていると思いました。

まず、応募しようとしている会社の事務職は、どういう勤務をしてほしいか、記載されていませんか？

経理的なことなのか、総務的なことなのか、書類作成や電話対応なのか？

その応募する会社がどういう仕事をしてほしいか、に合わせて焦点を絞ったほうがいいです。

総務的なことであれば、社会保険や人事、勤務関係などの仕事をしてきた、とか。
経理的なことであれば、決算や締め処理、請求書や入金処理をしてきた、とか。

総務的な事務職の応募に「経理やれます！」と話したって、効果はないですよね？

ＰＣスキルもどの分野が必要か？に合わせて、経験を交えて書くこと。

例えば、「前職は見積もりが主に多く、月〇件Excelで作成し、メールでお送りしていました」とか「経理で日々のお金の管理を四則演算などでExcelでデータをまとめていました」とか、主にどういう仕事でどういうＰＣ活用をしていたのかを書いたほうが、良いと思います。

＞また、貴社の働く上での基本姿勢の中にもあります協調性を大切にしております。
↓
一番この書き方はダメ。「協調性を大切にしている」という具体的な経験談を書かないと、質問者様が「協調性を大切にしている」なんてわかりませんよね？
まだ会ったことも見たこともない質問者様が「協調性を大切にしている」とだけ書いても、人事担当者は「この人は協調性あるねぇ～！」なんて思うわけないですよね？

書くだけなら、幼稚園児でもできます。

質問者様が「私は協調性がある」と言うなら、経験を交えて協調性があると証明できるエピソードを書かないと、誰も判断はできません。

特に仕事をする上で、質問者様の協調性がどう活かされたのか？という内容でまとめないと、その応募する会社でその協調性がどう活かさせるのか、と判断材料にはなりません。

＞共に働く人たちが気持ちよく働けるよう言葉遣い、声のトーン、挨拶等相手に不快な思いをさせないよう常に心がけております。
↓
この部分は、カットでいいです。

質問者様は何をアピールしたいのでしょうか？事務職ですよね？受付や秘書をするのではないですよね？
声優さんとか声の仕事をするわけではないですよね？

であれば、「言葉遣い」や「声のトーン」をアピールする意味は何ですか？

それに質問者様は「言葉遣い」は正しく使っていると書いて、実際の面接で「その言い方違いますよ」とか指摘されないほど、正しい日本語を使える、ということでしょうか。

それに質問者様の声のトーンが、必ずしも「不快を与えない」とは言えません。
個性や個人差で、質問者様は「良い声のトーン」と思っても、人によっては「不快」とか「聞きづらい」とか思うからです。

面接で「なんか違う」と思われてしまうようなことは書かないほうがいいし、あえてこういうことを書かなくても面接で実際にやりとりする話し方で証明できることなので、書く必要はありません。

この部分に関しては、書かないで面接で実際の話し方や声で証明すればいいことです。

＞これまでの様々な経験を活かし、一日でも早く貢献できますよう努めていきますのでよろしくお願いいたします。
↓
「様々な経験を活かし」よりも「今までの経理経験を活かし」とか「今までの総務経験を活かし」とかその応募する会社の仕事内容に合わせて、強調する書き方をしたほうがいいです。

新卒の初めて社会人だったら「一日でも早く」という書き方をしてもいいと思いますが、社会人経験を積んでいる質問者様であれば、今までの経験を活かして「即戦力になりますよ！」的なアピールをした方が力強いアピールになると思います。

『今までの事務の経験を活かし、即戦力になれるよう努めていきたいと考えています』とか。

全体的に質問者様の強み・やれる仕事などがぼんやりしていて、何ができる人なのかが、わかりにくいので、１点集中で「これができる！」という強調したほうがいいです。

「よろしくお願いします」とか謙虚さや弱気な態度ではなく、「これができます！その会社で力になれます。だから私を採用してください！」とちょっと強気な雰囲気を出した方がいいです。
強気、というか自信がある！という感じでいったほうがいいですよ。

事務職はまだまだ人気職なので、他のライバルに負けないためにはどうしたらいいか？というのを考えて、書き直したほうがいいですよ。