事務員。新人や同僚へ業務の共有について。どこまですべきでしょうか

Question

事務員。新人や同僚へ業務の共有について。どこまですべきでしょうか初めまして。30代前半、フルタイムパートとして営業社員さんのサポート事務をしています。

もともと4人（4つの営業チームにそれぞれ在籍）でしたが、7月1日付けで2人が異動。7月1日に新人が入社し3人事務です。
現在異動した2人の仕事を私が引き継ぎ、私の仕事を新人さんに引き継いでます。

会社の新ルールにより、新人さんは入社3週間はパソコン貸与なしと週3勤務です。（パソコン貸与後に週5フルタイム）
現在私の隣に座って業務の流れや毎日のルーティンを覚えてもらってるところです。パソコン貸与後にはある程度1人で出来るようになって貰おうとしており、パソコンも代理で操作をお願いしたりしてます。

ここで相談です。
緊急事態時はテレワークとなるのですが、その際に個人的に数式を勉強して独自で営業社員へ配信ファイルをいくつか作成しました。（主に配信データを貼り付ければいいだけのファイルを作成）
新人の方にも「私は独自で貼り付けるだけのファイルを作成し配信をしている。配信はしないといけないので、やりやすいやり方で配信して下さいね」と伝えると、
「このやり方だったらもう配信業務は1人で出来る。パソコン貸与後にファイルを全て下さい」と言われました。

またこのやり取りを聞いていた同僚から、「新人にファイルを共有するのであれば私にも共有して欲しい。4チーム中3チームだけ全て同じファイルにするのであれば、この機会に全チームファイルを統一した方がいい」と言われました。

例えば独自であっても新人教育（引き継ぎ）だとしたら、ファイルを上げるべきでしょうか？
同僚にもあげるべきでしょうか？

Answer 1

共有することで、業務が効率化するのであれば、共有した方が良いと思いますが、
今後、配布ルールが変更したり・・・で、数式を変更しなくちゃいけなくなった時にどうするのかをきちんと決めておかないと、共有した相手から、「XX（あなた）さんが修正してくれないので、仕事が滞ります。」とクレームをつけられかねないですよ。

共有するけど、あとは各チームでメンテしてね。などのルールをきちんと決めて文書化しておいた方がいいですね。

Answer 2

上司に相談してみては？
例えば、何か不具合が起きたときの責任は誰が取るのかとか。
質問者さんが効率化して、評価が上がるなら共有するとか。

Answer 3

共有すべきかどうかでいえば、すべきです。

こういうのって、良いやり方を考えたら共有して会社なり部署なりのスタンダードにして初めて「成果」になるものです。