仕事のことで困っています。 抱えているタスクがそれぞれいつおわるのか、見積もりができないのです。

Question

仕事のことで困っています。
抱えているタスクがそれぞれいつおわるのか、見積もりができないのです。また、見積もりができないので優先度を加味したスケジュールをたてることができません。

これまでは、目の前のタスクをこなすだけだったのですが、転職してからこれらのことを求められるようになり、それから全く動けてません。

みなさん、どうしているのでしょうか？教えて下さい。

Answer 1

タスクをどれぐらいでこなすことができるかは、ある程度業務になれないと、全体を想定できません。

そのため、依頼者に聞いても〆切が漠然としている場合は、期日よりも、内容やお客様で優先度を設定します。

時間に関しては、ある程度タスクをこなし、終わりが見えたときに、改めて優先度を設定すると良いかと思われます。

Answer 2

分からないでも有りませんが、単に始めは、納期順にタスクを並べて、納期をプロットして置けば良いと思います。

そしてそれを「予実績表」として、後から実績項目と時間をプロットしていきます。
そもそも出来ない事をあれこれ悩んでいても時間の無駄。
それならまずは納期順に並べて置いて、納期の早いモノから作業をスタートし、そして実績をプロットしていけば、次からは経験値で分かります。

それだけの事だと思います。

そもそも例え話に、月は行くにはロケット作りからなんて、なんと大袈裟な。
そんな考え方なら、何故コピーするのにコピー機を作る想定から入らないのでしょうか？
あなたへのミッションとして、月へ行けとかコピー機を作れなんて有りえませんよね？

全てはやってみる事の出来る範囲内だと思いますから、まずはやってみて実績を把握すれば、次なら同じタスクは潰す事は可能だと思います。

分からない新しいタスクなら、納期をプロットしてやってみる。極端な能力の差が無ければ、間に合わなければ残業になるのが普通ですから、それも踏まえて。

Answer 3

質問者さんは、まだキャリアが浅い方ですか？
士古瀬戸の見積もりは、おおざっぱに言って、「積み上げ型」と「納期設定型」でしょうね。

「積み上げ型」は、例えば事務所内で、10枚1セット(ホッチキスを書類左横2点止め)の会議資料を20セット作る場合の時間を見積もるを想定します。
・コピー機で200枚コピーする ⇒ 10枚コピーにかかる時間×20
・コピーされた200枚を20セット分ける想定時間
・セット組された各書類に「抜け」「コピーミスが無いかどうか」「順番通りになっているか」の確認時間
・ホッチキスを止める時間 5部止める時間×4
の合計時間を算定する方法

「納期設定型」は、仕事の依頼者から、「○○月○○日の○○時までに終えること」という条件を設定されたら、納期遵守の精神で頑張るしかない。
たいていは、仕事に慣れた先輩や上司が設定したものだから、あまり無茶な設定はされないはず。

優先順位は、最低「重要性」と「緊急度」から考えれば、おのずと答えが見えてくると思います。
慣れてきたら、職場の活動方針、会社の戦略等との整合性についても考えていけば良いと思いますよ。